Wybór właściwego systemu CRM ma bezpośredni wpływ na to, czy zespół sprzedaży będzie faktycznie z niego korzystał.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje doradztwo przy wyborze systemu CRM oraz wsparcie przy jego wdrożeniu i konfiguracji w firmie.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm planujących wdrożenie pierwszego systemu CRM lub zmianę dotychczasowego.

Ile to trwa

Wdrożenie systemu CRM mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni, w zależności od zakresu.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Etapy procesu wdrożeniowego systemu CRM

Prawidłowe uruchomienie oprogramowania CRM (Customer Relationship Management, czyli systemu do zarządzania relacjami z klientami) wymaga usystematyzowanego podejścia technicznego. Prace rozpoczynają się od audytu obecnego środowiska informatycznego oraz analizy dotychczasowego sposobu ewidencjonowania kontaktów handlowych. W wielu przedsiębiorstwach dane są rozproszone pomiędzy skrzynkami pocztowymi, arkuszami kalkulacyjnymi a modułami programów magazynowych. Weryfikacja tych źródeł pozwala określić realne zapotrzebowanie na funkcje nowego oprogramowania oraz zaplanować strukturę bazy danych.

Kolejnym krokiem jest dobór odpowiedniej architektury technicznej. Do wyboru pozostaje instalacja w chmurze (oprogramowanie działające na serwerach zewnętrznych w modelu abonamentowym SaaS – Software as a Service) lub wdrożenie lokalne (system zainstalowany na własnym serwerze firmowym lub stacji roboczej). W przypadku instalacji lokalnej sprawdzana jest wydajność procesora, ilość pamięci operacyjnej RAM (pamięć o dostępie swobodnym) oraz konfiguracja dysków SSD (półprzewodnikowe nośniki pamięci), aby zapewnić stabilną pracę bazy danych SQL (strukturalny język zapytań do relacyjnych baz danych).

Po przygotowaniu środowiska technicznego następuje import i standaryzacja danych. Obejmuje to usunięcie duplikatów, uzupełnienie brakujących numerów NIP, ujednolicenie formatów numerów telefonów oraz poprawne przypisanie historii kontaktów do konkretnych kontrahentów. Następnie konfigurowane są uprawnienia użytkowników, etapy lejków sprzedaży (ścieżki prowadzenia transakcji od pierwszego kontaktu do sfinalizowania umowy) oraz szablony powiadomień.

Końcowy etap obejmuje testy integralności bazy danych, weryfikację automatycznych powiadomień oraz instruktaż techniczny dla pracowników. Sprawdzane jest również działanie aplikacji mobilnych oraz dostępu przez przeglądarkę internetową, co umożliwia handlowcom pracę poza biurem.

Warianty systemów CRM i modeli architektonicznych

Na rynku funkcjonuje kilka głównych kategorii oprogramowania CRM, z których każda odpowiada innym wymaganiom operacyjnym i technicznym:

Moduły CRM w zintegrowanych systemach ERP – rozwiązania takie jak Gestor w pakietach InsERT GT oraz InsERT nexo, a także moduł CRM w Comarch ERP Optima. Ich główną zaletą jest bezpośrednie powiązanie z kartotekami towarowymi, stanami magazynowymi oraz dokumentami sprzedaży (faktury, zamówienia od odbiorców). Nie wymagają one budowania zewnętrznych mostów wymiany danych, co eliminuje ryzyko błędów synchronizacji pomiędzy niezależnymi bazami.
Autonomiczne systemy chmurowe (SaaS – Software as a Service) – aplikacje dostępne przez przeglądarkę internetową, w których infrastruktura serwerowa i aktualizacje leżą po stronie dostawcy usługi. Sprawdzają się w zespołach rozproszonych, jednak wymagają stabilnego łącza internetowego oraz konfiguracji bezpiecznego logowania wieloskładnikowego (MFA – uwierzytelnianie dwuetapowe).
Systemy na własnym serwerze (Open Source lub licencje bezterminowe) – platformy takie jak YetiForce czy SuiteCRM, instalowane na lokalnym serwerze z systemem Linux lub Windows Server. Dają pełną kontrolę nad miejscem przechowywania danych osobowych i bazy klientów, co ma kluczowe znaczenie przy rygorystycznych wymogach ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Wymagają one jednak regularnego nadzoru nad kopiami zapasowymi i aktualizacjami zabezpieczeń serwera.
Rozszerzenia CRM dla pakietów biurowych – integracje oparte na środowiskach Microsoft 365 lub Google Workspace, łączące kalendarze, skrzynki pocztowe i dyski sieciowe w jeden spójny panel obsługi korespondencji z klientami.

Integracja CRM z oprogramowaniem sprzedażowo-magazynowym i e-commerce

Samodzielnie działający system CRM, pozbawiony łączności z programem handlowym, zmusza pracowników do podwójnego wprowadzania tych samych informacji. Prawidłowa integracja techniczna rozwiązuje ten problem poprzez automatyczną wymianę danych między bazami.

W ramach prac wdrożeniowych uruchamiana jest synchronizacja pomiędzy systemem CRM a programami magazynowo-księgowymi, takimi jak Subiekt GT, Subiekt nexo, WAPRO Mag (WF-Mag), Comarch ERP Optima, enova365, Symfonia czy RAKS. Połączenie to pozwala handlowcom na bieżąco weryfikować stany magazynowe, limity kupieckie oraz historię płatności klienta bezpośrednio z poziomu karty kontrahenta w CRM, bez konieczności logowania się do programu finansowo-księgowego.

W przypadku firm prowadzących sprzedaż internetową wykonywana jest integracja z systemem BaseLinker lub bezpośrednio ze sklepami internetowymi. Nowe zamówienia spływające z kanałów e-commerce mogą automatycznie tworzyć szanse sprzedaży, zadania dla działu logistyki lub przypomnienia o kontakcie posprzedażowym. Konfigurujemy również integrację z centralami telefonicznymi VoIP (Voice over IP, czyli telefonia internetowa), co umożliwia automatyczne wyświetlanie karty dzwoniącego klienta na ekranie komputera w momencie nadejścia połączenia telefonicznego.

Najczęstsze błędy popełniane podczas samodzielnego wdrażania CRM

Próby samodzielnego uruchomienia systemu CRM bez wcześniejszego przygotowania technicznego często prowadzą do porzucenia narzędzia przez pracowników lub problemów ze stabilnością bazy danych. Do najczęstszych nieprawidłowości należą:

Import niespójnych i zdublowanych danych – wgranie surowych plików z arkuszy kalkulacyjnych bez uprzedniej standaryzacji nazw firm, numerów NIP i adresów poczty elektronicznej skutkuje chaosem w kartotekach, co zniechęca zespół do korzystania z systemu.
Zbyt skomplikowana konfiguracja na start – tworzenie dziesiątek obowiązkowych pól do wypełnienia przy każdym kontakcie z klientem wydłuża czas pracy handlowca i prowadzi do wpisywania przypadkowych informacji. Wdrożenie powinno rozpoczynać się od podstawowych pól i być stopniowo rozbudowywane wraz z rozwojem procesów.
Brak separacji uprawnień użytkowników – nadanie wszystkim pracownikom uprawnień administratora stwarza ryzyko przypadkowego usunięcia struktury lejków sprzedażowych, a także niekontrolowanego wyeksportowania całej bazy klientów do pliku zewnętrznego.
Zaniedbanie automatycznych kopii zapasowych (backup) – brak skonfigurowanego harmonogramu zrzutów bazy danych SQL na zewnętrzny nośnik lub macierz sieciową grozi bezpowrotną utratą historii relacji handlowych w razie awarii dysku serwera.
Niewłaściwa konfiguracja protokołów pocztowych – błędne ustawienia protokołów IMAP (protokół odbierania poczty z serwera) oraz SMTP (protokół wysyłania poczty) w module CRM prowadzą do gubienia wiadomości lub trafiania ofert handlowych do folderów ze spamem u odbiorców.
Brak planu awaryjnego i procedur odzyskiwania – brak udokumentowanego procesu przywracania bazy po awarii systemu operacyjnego lub błędu podczas aktualizacji wydłuża ewentualny przestój w dziale sprzedaży.

Kiedy to NIE jest kwestia samego systemu CRM

Przed podjęciem decyzji o zakupie lub zmianie oprogramowania warto precyzyjnie zdiagnozować źródło trudności w organizacji pracy. Nie każdy problem z przepływem informacji wynika z braku systemu CRM:

Brak uporządkowania w gospodarce magazynowej – jeśli główną trudnością są niezgodności stanów magazynowych, opóźnienia w kompletacji towaru lub błędy w wystawianiu dokumentów WZ (wydanie zewnętrzne), właściwym rozwiązaniem jest rekonfiguracja lub wdrożenie modułu magazynowego ERP, a nie samego narzędzia CRM.
Niewydolna infrastruktura sieciowa i sprzętowa – powolne działanie dotychczasowych programów często wynika ze złego stanu dysków twardych, przeciążenia pamięci RAM serwera lub niestabilnego połączenia Wi-Fi w biurze. Wymiana oprogramowania nie przyniesie poprawy, dopóki nie zostanie zoptymalizowana sieć lokalna LAN (lokalna sieć komputerowa) i stacje robocze.
Potrzeba systemu obsługi zgłoszeń serwisowych (Helpdesk / Service Desk) – w firmach technicznych i usługowych rejestracja napraw, numerów seryjnych oraz protokołów odbioru wymaga dedykowanego modułu serwisowego zintegrowanego z magazynem części zamiennych, podczas gdy klasyczny CRM koncentruje się na procesie pozyskiwania klienta i ofertowaniu handlowym.
Chaos w dokumentacji księgowej i rozliczeniach – trudności z kontrolowaniem terminów płatności i windykacją należności rozwiązuje prawidłowa konfiguracja modułów finansowo-księgowych oraz schematów importu wyciągów bankowych w systemie handlowym, a nie wdrożenie oddzielnego systemu CRM.

Bezpieczeństwo danych, poufność i ochrona infrastruktury

Baza danych CRM stanowi jeden z najcenniejszych zasobów informacyjnych w przedsiębiorstwie, zawierający dane osobowe kontrahentów, warunki handlowe, marże oraz historię negocjacji. Z tego względu wszelkie prace instalacyjne i konfiguracyjne realizowane są z zachowaniem rygorystycznych procedur bezpieczeństwa.

Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań w infrastrukturze klienta oferujemy bezpłatne podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement). Zapewnia to pełną ochronę prawną wszelkich informacji technicznych, handlowych i osobowych, do których dostęp jest niezbędny podczas konfiguracji serwerów i migracji baz.

Domyślnie nie prosimy o hasła pracowników ani dane logowania do prywatnych kont pocztowych. Jeśli do przeprowadzenia integracji niezbędne jest skonfigurowanie dostępu administracyjnego, czynność ta jest wykonywana w obecności wyznaczonego pracownika lub na tymczasowych kontach serwisowych, które są wyłączane po zakończeniu prac.

W ramach wdrożenia tworzony jest mechanizm automatycznych kopii zapasowych bazy danych. Kopie są wykonywane w zdefiniowanych odstępach czasu (np. codziennie w nocy) i przesyłane w formie zaszyfrowanej na sieciowy serwer pamięci masowej (NAS – Network Attached Storage) lub do zabezpieczonej lokalizacji zewnętrznej. Zapewnia to odporność bazy na ataki typu ransomware (złośliwe oprogramowanie szyfrujące dane dla okupu) oraz awarie fizyczne nośników danych.

Dodatkowe pytania dotyczące wdrożenia systemu CRM

Czy do uruchomienia systemu CRM konieczny jest zakup nowego serwera?

Nie zawsze zachodzi taka potrzeba. W przypadku małych i średnich zespołów handlowych istniejący serwer firmowy lub wydajna stacja robocza z systemem Windows lub Linux może z powodzeniem obsłużyć bazę danych SQL systemu CRM. Przed instalacją przeprowadzana jest bezpłatna weryfikacja parametrów sprzętowych (ilość wolnego miejsca na dyskach SSD, zasoby pamięci RAM, taktowanie procesora), aby upewnić się, że urządzenie sprosta obciążeniu generowanemu przez jednoczesne zapytania użytkowników.

W jaki sposób przenoszone są dotychczasowe dane z arkuszy kalkulacyjnych do nowego systemu?

Migracja danych realizowana jest za pomocą skryptów importujących oraz dedykowanych narzędzi bazodanowych. Przed importem pliki źródłowe są weryfikowane pod kątem spójności formatów (NIP, kody pocztowe, adresy e-mail) oraz czyszczone ze zdublowanych rekordów. Następnie tworzone jest mapowanie kolumn, które pozwala przypisać dane z arkusza do odpowiednich pól w strukturze bazy SQL nowego systemu CRM.

Czy system CRM może współpracować z kilkoma programami handlowymi jednocześnie?

Tak, możliwa jest konfiguracja środowiska, w którym CRM integruje dane z wielu podmiotów lub oddziałów korzystających z różnych programów sprzedażowych, na przykład łącząc dane z Subiekta GT w jednym oddziale i Comarch ERP Optima w drugim. Wymaga to stworzenia odpowiednich reguł synchronizacji oraz ujednolicenia kartotek kontrahentów i towarów.

Czy pracownicy pracujący poza biurem mogą bezpiecznie korzystać z lokalnej bazy CRM?

Tak. Aby umożliwić bezpieczny dostęp do bazy CRM zainstalowanej na serwerze w siedzibie firmy, konfigurowane są szyfrowane połączenia przez wirtualną sieć prywatną (VPN – Virtual Private Network). Dzięki temu pracownik terenowy łączy się z zasobami firmowymi przez bezpieczny tunel, co zapobiega przechwyceniu danych w publicznych sieciach Wi-Fi bez konieczności wystawiania portów bazy danych bezpośrednio do otwartego internetu.

Co dzieje się w przypadku wystąpienia problemów po zakończeniu wdrożenia?

Usługa wdrożenia i konfiguracji systemu CRM objęta jest gwarancją do 12 miesięcy. Dodatkowo zapewniamy wsparcie techniczne po wdrożeniu do 30 dni, w ramach którego weryfikowana jest poprawność wykonywania kopii zapasowych, stabilność integracji z programem handlowym oraz dokonywane są ewentualne korekty uprawnień użytkowników i widoków tabel.

Obsługa wdrożeniowa w siedzibie firmy i środowisku IT

Wdrożenie oprogramowania CRM realizujemy bezpośrednio w infrastrukturze technicznej przedsiębiorstwa na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów w promieniu do 40 km. Specjalista dojeżdża na miejsce w celu przeprowadzenia audytu stacji roboczych, konfiguracji serwera bazy danych oraz spięcia systemu CRM z działającymi programami handlowo-magazynowymi. Uruchomienie narzędzia w rzeczywistym środowisku pracy pozwala na bieżąco sprawdzić stabilność połączeń sieciowych, uprawnienia dostępowe oraz poprawność synchronizacji poczty elektronicznej i kartotek klientów.

22 378 48 09

Wsparcie przy wyborze i wdrożeniu systemu CRM