Szkolenie z wykorzystania AI w obsłudze zapytań ofertowych

Obsługa zapytań ofertowych zajmuje sporo czasu, który można skrócić dzięki wsparciu AI w przygotowaniu odpowiedzi.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przeprowadzenie szkolenia z wykorzystania AI przy przygotowywaniu odpowiedzi na zapytania ofertowe klientów.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm regularnie odpowiadających na zapytania ofertowe, które chcą przyspieszyć ten proces.

Ile to trwa

Szkolenie mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Jak wygląda przygotowanie do szkolenia

Przed właściwym szkoleniem ustalany jest sposób, w jaki w firmie obecnie powstają odpowiedzi na zapytania ofertowe - kto je przygotowuje, z jakich materiałów źródłowych korzysta (cenniki, specyfikacje produktowe, wcześniejsze oferty) i ile czasu zajmuje przygotowanie jednej odpowiedzi. Na tej podstawie dobierane jest podejście do pracy z modelem językowym (LLM - duży model językowy, czyli program potrafiący na podstawie polecenia tekstowego wygenerować gotowy fragment odpowiedzi). W części firm wystarczy nauczyć zespół formułowania precyzyjnych poleceń (promptów) do ogólnodostępnego narzędzia AI, w innych sensowne jest połączenie modelu z wewnętrzną bazą wiedzy produktowej, tak aby generowane odpowiedzi opierały się na aktualnym asortymencie i realnych parametrach technicznych, a nie na domysłach modelu.

Zakres tematów poruszanych na szkoleniu

Program obejmuje zwykle kilka bloków tematycznych. Pierwszy dotyczy podstaw pracy z modelem językowym - jak formułować polecenie, żeby odpowiedź była konkretna i nie wymagała długiego poprawiania. Drugi blok to praca na rzeczywistych przykładach zapytań ofertowych z danej branży, z których uczestnicy uczą się budować szablony odpowiedzi możliwe do wielokrotnego wykorzystania. Trzeci blok dotyczy weryfikacji wygenerowanej treści - AI potrafi wygenerować tekst brzmiący poprawnie, ale zawierający błędną cenę, nieaktualny parametr techniczny albo warunek gwarancji niezgodny z faktycznie oferowanym. Uczestnicy szkolenia uczą się, na co zwracać uwagę przy takiej weryfikacji, zanim odpowiedź trafi do klienta. Czwarty, opcjonalny blok obejmuje integrację z systemem, z którego firma faktycznie korzysta przy obsłudze zapytań i zamówień - w praktyce najczęściej chodzi o systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning, czyli oprogramowanie do zarządzania zasobami firmy) takie jak InsERT GT lub nexo, WAPRO ERP, Comarch ERP Optima czy Sage Symfonia, ewentualnie o arkusze kalkulacyjne pełniące podobną funkcję.

Warianty wdrożenia

W praktyce spotykane są trzy warianty korzystania z AI przy zapytaniach ofertowych, różniące się poziomem zaawansowania. Pierwszy to praca na pojedynczych poleceniach wpisywanych ręcznie przy każdej odpowiedzi - najprostszy do wdrożenia, wymaga tylko przeszkolenia z formułowania poleceń. Drugi to zestaw gotowych szablonów poleceń, dopasowanych do najczęściej powtarzających się typów zapytań (np. wycena usługi, wycena sprzętu, zapytanie o dostępność), które pracownik jedynie uzupełnia danymi konkretnego klienta. Trzeci, najbardziej rozbudowany wariant, zakłada podłączenie modelu do wewnętrznej bazy wiedzy firmy (technika określana jako RAG - retrieval augmented generation, czyli generowanie odpowiedzi wspomagane wyszukiwaniem w dokumentach firmowych), dzięki czemu odpowiedzi automatycznie uwzględniają aktualny cennik i specyfikacje, bez ręcznego wklejania tych danych do każdego polecenia. Dobór wariantu zależy od liczby obsługiwanych zapytań miesięcznie i od tego, jak często zmieniają się dane produktowe.

Błędy, które firmy popełniają przy samodzielnym wdrażaniu AI

Najczęstszym błędem jest wklejanie do modelu językowego treści zapytania ofertowego razem z danymi klienta (nazwa firmy, adres, numer NIP) bez sprawdzenia, jakie ustawienia prywatności ma używane narzędzie - część darmowych wersji popularnych chatbotów wykorzystuje wprowadzane treści do dalszego trenowania modelu, co przy danych kontrahentów bywa problematyczne. Drugim powtarzającym się błędem jest bezkrytyczne wysyłanie do klienta odpowiedzi wygenerowanej przez AI bez weryfikacji liczb - model może "dopisać" wiarygodnie brzmiący, ale nieprawdziwy parametr techniczny lub błędnie policzyć sumę pozycji w wycenie. Trzeci błąd to brak jednego, spójnego zestawu poleceń w zespole - każdy pracownik formułuje polecenia inaczej, przez co odpowiedzi różnią się stylem i poziomem szczegółowości, a klient odbiera to jako brak spójności firmy. Szkolenie porządkuje te trzy obszary od podstaw, zamiast korygować nawyki wypracowane metodą prób i błędów.

Kiedy ta usługa nie jest odpowiednim rozwiązaniem

Szkolenie z wykorzystania AI w obsłudze zapytań ofertowych dotyczy konkretnie procesu przygotowywania odpowiedzi handlowych - to nie jest ogólne wdrożenie sztucznej inteligencji w firmie ani szkolenie z obsługi komputera czy pakietu biurowego. Jeśli problemem jest brak uporządkowanej bazy produktowej albo brak jednolitego cennika, samo szkolenie z AI tego nie rozwiąże - w takiej sytuacji sensowniejszym punktem wyjścia bywa najpierw uporządkowanie danych źródłowych, a dopiero potem praca nad automatyzacją odpowiedzi. Usługa nie obejmuje też wdrożenia systemu ERP ani jego konfiguracji od podstaw - jeśli firma korzysta z takiego systemu, szkolenie pokazuje jedynie, jak połączyć z nim pracę z AI, nie zastępuje wdrożenia samego systemu.

Dodatkowe pytania klientów

Czy trzeba mieć płatną licencję na narzędzie AI, żeby skorzystać ze szkolenia?

Nie jest to warunek konieczny - część programu można zrealizować na bezpłatnych wersjach popularnych narzędzi AI, choć przy większej liczbie zapytań ofertowych miesięcznie płatna licencja zwykle się opłaca ze względu na wyższe limity i lepszą ochronę wprowadzanych danych.

Czy szkolenie obejmuje pracę na rzeczywistych zapytaniach ofertowych firmy?

Tak, w części praktycznej wykorzystywane są przykładowe zapytania i oferty dostarczone przez firmę zamawiającą szkolenie, dzięki czemu uczestnicy ćwiczą na materiale zbliżonym do codziennej pracy, a nie na abstrakcyjnych przykładach.

Ile osób może brać udział w jednym szkoleniu?

Liczba uczestników ustalana jest indywidualnie, w zależności od struktury zespołu obsługującego zapytania ofertowe - szkolenie prowadzone jest zarówno dla pojedynczych osób, jak i dla całych działów handlowych.

Co się dzieje, jeśli po szkoleniu pojawią się dodatkowe pytania dotyczące konfiguracji narzędzi?

Usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy, w ramach której reklamacja związana z jakością szkolenia rozpatrywana jest poza kolejnością.

Czy szkolenie odbywa się w siedzibie firmy klienta?

Tak, model obsługi opiera się wyłącznie na dojeździe do klienta - szkolenie odbywa się bezpośrednio w miejscu pracy zespołu, bez konieczności delegowania pracowników poza firmę.

Co warto przygotować przed przyjazdem prowadzącego

Szkolenie przebiega sprawniej, jeśli przed przyjazdem prowadzącego firma zbierze kilka rzeczy: przykładowe zapytania ofertowe z ostatnich miesięcy (najlepiej różnego typu, nie tylko te najprostsze), aktualny cennik lub specyfikacje produktowe w formie, w jakiej faktycznie są używane na co dzień, oraz informację, z jakiego oprogramowania handlowo-księgowego korzysta zespół obsługujący zapytania. Nie jest to warunek konieczny do rozpoczęcia szkolenia - w razie braku takich materiałów prowadzący pracuje na przykładach ogólnych i dopiero w kolejnym etapie przechodzi do materiałów firmy - ale skraca to czas potrzebny na dojście do praktycznych, gotowych do użycia szablonów poleceń. Warto też z wyprzedzeniem ustalić, kto z zespołu weźmie udział w szkoleniu, ponieważ program bywa lekko korygowany pod kątem tego, czy uczestnicy mają już wcześniejsze doświadczenie z narzędziami AI, czy zaczynają od zera.

Bezpieczeństwo danych przy pracy z AI

Zapytania ofertowe zwykle zawierają dane kontrahenta, czasem także informacje objęte klauzulą poufności. Dlatego jednym z elementów szkolenia jest omówienie, które narzędzia AI i w jakiej konfiguracji nadają się do pracy z takimi danymi, a które lepiej ograniczyć do treści niezawierających danych identyfikujących klienta. Dotyczy to zarówno wyboru samego narzędzia, jak i ustawień związanych z wykorzystywaniem wprowadzanych treści do dalszego trenowania modelu przez jego dostawcę. Jeśli firma potrzebuje dodatkowego potwierdzenia poufności ustaleń ze szkolenia, możliwe jest podpisanie NDA (umowy o zachowaniu poufności) na życzenie, bez dodatkowych kosztów.

Efekt po zakończeniu szkolenia

Po zakończeniu szkolenia zespół dysponuje własnym, spisanym zestawem poleceń dopasowanych do typowych zapytań ofertowych obsługiwanych przez firmę, wraz z zasadami weryfikacji wygenerowanej treści przed wysłaniem do klienta. Skraca to czas potrzebny na przygotowanie pojedynczej odpowiedzi, przy czym samo tempo skrócenia zależy od tego, jak bardzo powtarzalne są zapytania trafiające do danej firmy - im więcej pytań dotyczy tych samych produktów lub usług, tym większa korzyść z gotowych szablonów poleceń. Zapytania ofertowe rzadko znikają z kalendarza zespołu handlowego, ale dzięki uporządkowanemu podejściu do pracy z AI czas poświęcony na każde kolejne zapytanie przestaje rosnąć razem z liczbą klientów.

22 378 48 09