Trwałe usuwanie danych ze sprzętu wycofywanego z firmy

Sprzęt wycofywany z firmy — sprzedawany, oddawany albo złomowany — może wciąż zawierać dane firmowe i osobowe pracowników czy klientów. Trwałe ich usunięcie to nie tylko dobra praktyka, ale element zgodności z RODO.

Objaw

Usługa dotyczy każdej sytuacji wycofania sprzętu z użycia — sprzedaży używanych komputerów, oddania sprzętu w rozliczeniu przy zakupie nowego, przekazania urządzeń innej firmie albo instytucji, oraz złomowania sprzętu, który nie nadaje się już do dalszego użytku.

Możliwe przyczyny

Ten punkt zastępuje wyjaśnienie, dlaczego samo usunięcie plików czy sformatowanie dysku to za mało: standardowe skasowanie danych nie usuwa ich fizycznie z nośnika — dane pozostają odzyskiwalne specjalistycznym oprogramowaniem, dopóki nie zostaną nadpisane. Przy sprzęcie firmowym oznacza to realne ryzyko wycieku danych klientów, pracowników albo tajemnic handlowych do osoby, która później wejdzie w posiadanie tego sprzętu.

Co robimy

Wykonywane jest nadpisywanie danych metodami uniemożliwiającymi ich odzyskanie, zgodnie z dobrymi praktykami bezpiecznego kasowania nośników. Na życzenie klienta wystawiane jest zaświadczenie o usunięciu danych, stanowiące dokumentację przy audycie zgodności z RODO. Usługa dotyczy zarówno dysków talerzowych, jak i SSD, które wymagają nieco innego podejścia technicznego ze względu na sposób zapisu danych.

Ile to trwa

Czas usuwania danych zależy od pojemności nośnika i liczby urządzeń objętych usługą — pojedynczy dysk to zwykle kilka godzin, przy większej liczbie urządzeń proces trwa dłużej.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto sporządzić listę sprzętu przeznaczonego do wycofania wraz z informacją, czy zawiera dane szczególnie wrażliwe, wymagające priorytetowego traktowania.

Czego nie robić: nie warto polegać na samym sformatowaniu dysku ani przywróceniu ustawień fabrycznych jako jedynym zabezpieczeniu przed wyciekiem danych — te metody nie gwarantują trwałego usunięcia informacji z nośnika.

Warunki

Usługa wyceniana jest indywidualnie, zależnie od liczby i typu nośników. Zaświadczenie o usunięciu danych wystawiane jest na życzenie klienta.

Warianty sytuacji, w których dane trzeba trwale usunąć

Nie każda sytuacja wycofania sprzętu wygląda tak samo, co wpływa na sposób podejścia do samego procesu usuwania danych. Przy sprzedaży pojedynczego komputera albo kilku sztuk zwykle wystarczy nadpisanie danych na miejscu, bez demontażu nośnika. Przy wymianie floty firmowej, gdy wycofywanych jest jednocześnie kilkanaście albo kilkadziesiąt urządzeń, proces wymaga wcześniejszego zebrania sprzętu i zaplanowania kolejności prac, tak aby żadne urządzenie nie trafiło do dalszego obiegu przed zakończeniem czyszczenia. Osobnym przypadkiem jest sprzęt uszkodzony fizycznie, na przykład z niedziałającym kontrolerem dysku albo uszkodzoną płytą główną — jeśli standardowe nadpisanie danych przez system operacyjny nie jest możliwe, konieczne jest inne podejście techniczne, dobierane indywidualnie do stanu nośnika. Wreszcie przy złomowaniu sprzętu, który i tak trafi do fizycznej utylizacji, usunięcie danych bywa łączone z dalszym demontażem urządzenia, choć samo czyszczenie danych i złomowanie to dwa odrębne etapy.

Błędy przy samodzielnym usuwaniu danych przed oddaniem sprzętu

Najczęstszym błędem jest poprzestanie na przywróceniu ustawień fabrycznych (reset systemu operacyjnego do stanu początkowego) w przekonaniu, że to samo w sobie usuwa dane z nośnika. W praktyce ta funkcja czyści widoczne dla użytkownika pliki i konta, ale nie nadpisuje fizycznie sektorów dysku — dane techniczne wciąż tam pozostają. Drugi częsty błąd to usunięcie tylko wybranych folderów, na przykład dokumentów firmowych, przy pozostawieniu poczty, historii przeglądarki czy plików tymczasowych, w których równie często znajdują się dane osobowe i hasła zapisane przez przeglądarkę. Zdarza się też fizyczne zniszczenie dysku młotkiem albo wierceniem bez wcześniejszego sprawdzenia, czy uszkodzenie rzeczywiście uniemożliwia odczyt danych — przy niepełnym zniszczeniu fragmenty danych bywają nadal odzyskiwalne z ocalałych sektorów. Wreszcie część firm pomija ten etap całkowicie przy sprzęcie przekazywanym „zaufanemu" pośrednikowi albo pracownikowi, co nie zwalnia z odpowiedzialności za dane, które mogą się na nośniku znajdować.

Kiedy to nie jest ta usługa

Warto odróżnić trwałe usuwanie danych od dwóch podobnych, ale innych usług. Jeśli celem jest wyłącznie przyspieszenie działania komputera albo pozbycie się zbędnych plików przed dalszym użytkowaniem tego samego sprzętu przez tę samą firmę, to zadanie z zakresu optymalizacji systemu, nie bezpiecznego kasowania danych — nadpisywanie całego nośnika w takim przypadku nie ma sensu, bo sprzęt ma dalej służyć z tymi samymi danymi. Odwrotnie, jeśli celem jest odzyskanie danych z uszkodzonego albo przypadkowo skasowanego nośnika, to usługa przeciwna — odzyskiwanie danych, wykonywana zanim ktokolwiek podejmie próbę nadpisania czy formatowania dysku. Osobną sprawą jest też utylizacja sprzętu jako takiego — samo złomowanie czy recykling elektroniki nie obejmuje automatycznie bezpiecznego usunięcia danych, jeśli nie zostanie to wyraźnie zlecone jako odrębny etap.

Dodatkowe pytania klientów

Czy nadpisanie danych da się wykonać zdalnie, bez fizycznego kontaktu z urządzeniem?

Nie, proces wymaga fizycznego dostępu do nośnika, ponieważ dane są nadpisywane bezpośrednio na dysku. Sprzęt zostaje odebrany albo czyszczenie wykonywane jest na miejscu, zależnie od liczby urządzeń i ustaleń z klientem.

Czy po nadpisaniu danych dysk nadaje się jeszcze do dalszego użytku?

Tak, w większości przypadków dysk pozostaje sprawny i może być używany dalej — nadpisanie danych nie uszkadza nośnika, w przeciwieństwie do fizycznego zniszczenia. To istotne, jeśli sprzęt ma zostać sprzedany albo przekazany dalej w stanie zdatnym do użytku.

Co z danymi w chmurze i na serwerach firmowych, które łączyły się z wycofywanym laptopem?

Usługa obejmuje nośnik fizyczny znajdujący się w urządzeniu. Dostępy do kont w chmurze, poczty czy zasobów sieciowych zapisane w systemie warto dodatkowo odwołać albo zmienić do nich hasła niezależnie od czyszczenia samego dysku, ponieważ to osobna kwestia bezpieczeństwa.

Czy zaświadczenie o usunięciu danych wystarcza jako dokumentacja przy kontroli RODO?

Zaświadczenie potwierdza fakt i sposób usunięcia danych z konkretnego nośnika i stanowi element dokumentacji, którą warto mieć przy audycie zgodności z RODO. To jednak dokument techniczny, nie porada prawna — ocenę kompletności dokumentacji dla konkretnej firmy najlepiej skonsultować z osobą odpowiedzialną za ochronę danych.

Czy usługa obejmuje też telefony i tablety wycofywane z firmy?

Zakres usługi dotyczy komputerów i laptopów, w tym ich dysków talerzowych i SSD. Telefony nie są objęte tą usługą, a tablety obsługiwane są wyłącznie w zakresie podstawowej konfiguracji, nie trwałego usuwania danych z pamięci wewnętrznej.

Jak wygląda proces krok po kroku

Zgłoszenie zwykle zaczyna się od ustalenia liczby i typu urządzeń przeznaczonych do wycofania — laptopów, komputerów stacjonarnych, ewentualnie samych dysków wymontowanych wcześniej z obudów. Na tej podstawie ustalany jest sposób realizacji: czyszczenie danych na miejscu, gdy sprzęt zostaje w firmie do czasu zakończenia procesu, albo odbiór urządzeń i wykonanie nadpisywania poza siedzibą klienta. Przed rozpoczęciem nadpisywania sprawdzany jest stan techniczny każdego nośnika — dysk sprawny fizycznie przechodzi standardowy proces nadpisywania danych, natomiast nośnik uszkodzony wymaga innego podejścia, dobieranego indywidualnie. Po zakończeniu procesu, na życzenie klienta, wystawiane jest zaświadczenie potwierdzające, które konkretne urządzenia zostały objęte usuwaniem danych i kiedy dokładnie to nastąpiło. Dopiero po tym etapie sprzęt może bezpiecznie trafić do dalszego obiegu — sprzedaży, przekazania innej firmie albo złomowania.

Dlaczego dysk SSD wymaga innego podejścia niż dysk talerzowy

Dysk talerzowy (HDD) zapisuje dane na wirujących talerzach w konkretnych, fizycznie adresowalnych sektorach, co pozwala je nadpisać w sposób w miarę przewidywalny. Dysk SSD działa inaczej — dane są rozpraszane po całej pamięci flash za pomocą mechanizmów wyrównujących zużycie poszczególnych komórek pamięci, a sam nośnik może przechowywać dodatkowe kopie danych w obszarach niedostępnych bezpośrednio dla systemu operacyjnego. Z tego powodu proste nadpisanie widocznej przestrzeni dysku SSD może pozostawić fragmenty danych w obszarach zapasowych, niewidocznych dla standardowych narzędzi. Bezpieczne usuwanie danych z SSD wymaga więc uwzględnienia specyfiki tego nośnika, a nie wyłącznie powtórzenia procedury stosowanej przy dyskach talerzowych.

Dokumentacja procesu wycofania sprzętu w firmie

Poza samym zaświadczeniem o usunięciu danych warto prowadzić wewnętrzny rejestr wycofywanego sprzętu — z numerem seryjnym urządzenia, datą przekazania do czyszczenia i datą faktycznego usunięcia danych. Taki rejestr, zestawiony z zaświadczeniem, ułatwia wykazanie w razie kontroli, że dany nośnik został objęty procedurą i kiedy dokładnie to się odbyło. Przy większej liczbie urządzeń, na przykład przy wymianie floty komputerów w firmie, taka dokumentacja porządkuje cały proces i pozwala uniknąć sytuacji, w której nie wiadomo, czy dany egzemplarz sprzętu został już wyczyszczony, czy wciąż czeka w kolejce.

Trwałe usunięcie danych z nośnika wycofywanego z firmy to krok, którego nie da się cofnąć ani nadrobić po fakcie sprzedaży czy złomowania sprzętu — dlatego lepiej potraktować go jako stały element procedury wycofania urządzenia, a nie czynność wykonywaną „przy okazji" tylko wtedy, gdy ktoś o niej pamięta.

22 378 48 09