Rozliczenie składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wymaga uwzględnienia sytuacji, w których firma jest z nich zwolniona.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje sprawdzenie poprawności naliczania składek na Fundusz Pracy i FGŚP oraz korektę rozliczeń, jeśli wystąpiły w nich błędy.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm i biur rachunkowych rozliczających składki na Fundusz Pracy i FGŚP w programie Płatnik.

Ile to trwa

Sprawdzenie i korekta rozliczeń mieszczą się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Zasady naliczania składek na Fundusz Pracy i FGŚP w programie Płatnik

Prawidłowe rozliczanie składek pozaubezpieczeniowych w programie Płatnik wymaga uwzględnienia szeregu reguł prawnych oraz technicznych mechanizmów walidacji dokumentów ubezpieczeniowych. Składka na Fundusz Pracy (FP) oraz składka na Fundusz Solidarnościowy (FS) są w deklaracjach rozliczeniowych ZUS wykazywane łącznie w jednej pozycji, natomiast składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) stanowi odrębną pozycję rozliczeniową.

Obowiązek opłacania składki na Fundusz Pracy powstaje co do zasady za osoby ubezpieczone, które podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli podstawa wymiaru tych składek w przeliczeniu na okres miesiąca wynosi co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie za pracę (ustawowy próg podstawy wymiaru składek). W przypadku składek na FGŚP kryterium wysokości wynagrodzenia nie ma zastosowania, a decydujący jest sam fakt podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom pracowniczym u pracodawcy będącego przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów prawa.

Ustawodawca przewidział szereg zwolnień podmiotowych z obowiązku opłacania obu tych funduszy. Do najważniejszych należą:

Zwolnienie ze względu na wiek ubezpieczonego (dotyczy kobiet, które ukończyły 55 lat, oraz mężczyzn, którzy ukończyli 60 lat).
Zwolnienie z tytułu powrotu pracowników z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego (przysługuje przez okres 36 miesięcy, począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po powrocie do pracy).
Zwolnienie dotyczące osób zatrudnionych, które nie ukończyły 30. roku życia i zostały skierowane do pracy przez powiatowy urząd pracy (przysługuje przez okres 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy o pracę).
Zwolnienie dla pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawali w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy (przysługuje przez 12 miesięcy).

Program Płatnik weryfikuje poprawność naliczeń w oparciu o wprowadzone kartoteki ubezpieczonych, przypisane kody tytułu ubezpieczenia oraz dane historyczne zgromadzone w replice bazy ZUS. Niewłaściwe skonfigurowanie parametrów rozliczeniowych prowadzi do powstawania błędów walidacji lub wykazania nienależnych składek.

Najczęstsze warianty błędów i rozbieżności w dokumentach rozliczeniowych

Błędy związane z naliczaniem FP i FGŚP w programie Płatnik przybierają różne formy w zależności od struktury zatrudnienia w firmie oraz sposobu przekazywania danych z systemów kadrowo-płacowych.

Pierwszym częstym wariantem są rozbieżności po imporcie danych z zewnętrznych programów kadrowych (pliki KEDU w formacie XML, generowane przez systemy takie jak Comarch ERP Optima, Symfonia, Enova365, Subiekt Gratyfikant czy WAPRO Gang). Program kadrowy może uwzględnić zwolnienie pracownika z FP ze względu na wiek, jednak brak aktualizacji daty urodzenia w kartotece ubezpieczonego w Płatniku powoduje wygenerowanie błędu weryfikacji reguł biznesowych podczas sprawdzania zestawu dokumentów.

Drugim wariantem jest nieprawidłowe rozliczenie zwolnienia wiekowego w miesiącu, w którym pracownik osiąga wiek 55 lub 60 lat. Zgodnie z wytycznymi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP przysługuje dopiero od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ubezpieczony ukończył wymagany wiek. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy urodziny przypadają dokładnie pierwszego dnia danego miesiąca. Błędne zaprzestanie naliczania składek już w miesiącu urodzin skutkuje powstaniem niedopłaty na koncie płatnika.

Trzecim wariantem są zbiegi tytułów do ubezpieczeń oraz praca na ułamku etatu. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w wymiarze 1/2 etatu z wynagrodzeniem niższym od minimalnej płacy, ale posiada drugiego pracodawcę, u którego łączny przychód przekracza próg minimalnego wynagrodzenia, pracodawca ma obowiązek naliczać składkę na Fundusz Pracy w oparciu o pisemne oświadczenie pracownika. Brak właściwego oznaczenia w Płatniku lub błąd w deklaracji ZUS RCA może prowadzić do nieuzasadnionego naliczenia lub pominięcia składki.

Czwartym wariantem jest błędne ewidencjonowanie 36-miesięcznego okresu ochronnego po powrocie z urlopów rodzicielskich. W przypadku wystąpienia zwolnień lekarskich, przerw w zatrudnieniu lub przejścia na urlop wypoczynkowy bezpośrednio po rodzicielskim, oprogramowanie kadrowe może nieprawidłowo zliczać ciągłość miesięcy, co prowadzi do przedwczesnego wznowienia opłacania składek lub bezpodstawnego kontynuowania zwolnienia po upływie ustawowego terminu.

Piątym wariantem jest nieprawidłowe rozliczenie osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Przedsiębiorcy opłacający składki od preferencyjnej podstawy (30% minimalnego wynagrodzenia w ramach Małego ZUS) nie opłacają składki na Fundusz Pracy z racji podstawy niższej niż minimalne wynagrodzenie. Ponadto osoba prowadząca działalność gospodarczą nie opłaca składki na FGŚP za samą siebie, a jedynie za zatrudnionych pracowników.

Procedura sporządzania korekt w programie Płatnik krok po kroku

Weryfikacja i korygowanie rozliczeń w programie Płatnik wymaga zachowania określonej procedury technicznej, aby zachować spójność bazy lokalnej z centralną bazą ZUS.

Prace rozpoczynają się od wykonania pełnej kopii zapasowej bazy danych programu Płatnik (plik bazy Microsoft Access o rozszerzeniu .mdb lub baza relacyjna Microsoft SQL Server). Zabezpieczenie danych zapobiega utracie historii rozliczeń w przypadku wystąpienia błędów integralności tabel podczas masowych przeliczeń.

Kolejnym krokiem jest aktualizacja komponentów programu oraz pobranie aktualnych danych z systemu ZUS. Obejmuje to pobranie metryki programu, słowników, list CRBR oraz aktualnej repliki danych płatnika i ubezpieczonych. Dopiero na zsynchronizowanej bazie możliwe jest przeprowadzenie poprawnej walidacji dokumentów.

Następnie tworzony jest nowy zestaw dokumentów korygujących oznaczony kolejnym numerem identyfikatora (np. identyfikator 02 dla pierwszej korekty danego miesiąca). W zależności od charakteru błędu sporządza się:

Imienny raport miesięczny korygujący ZUS RCA dla każdego pracownika, u którego skorygowano podstawy wymiaru składek lub kody tytułu ubezpieczenia.
Deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA, w której w bloku dotyczącym zestawienia składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz FGŚP wprowadza się prawidłowe, przeliczone sumy dla całego podmiotu.

Po wprowadzeniu modyfikacji uruchamiana jest funkcja weryfikacji zestawu. Program Płatnik sprawdza zgodność dokumentów z regułami walidacji ZUS. Jeśli system nie zgłasza błędów krytycznych (blokujących przetworzenie dokumentów w ZUS), zestaw zostaje zablokowany do edycji, podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym (kwalifikowanym certyfikatem cyfrowym) i przesłany do ZUS. Proces zamyka pobranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).

Błędy przy próbach samodzielnej naprawy i modyfikacji deklaracji

Samodzielne modyfikowanie deklaracji w programie Płatnik przez osoby nieposiadające doświadczenia w obsłudze relacyjnych baz danych często prowadzi do pogłębienia problemów rozliczeniowych.

Powszechnym błędem jest ręczna edycja pól w deklaracji zbiorczej ZUS DRA bez skorygowania imiennych raportów ZUS RCA. Wprowadzenie nowej kwoty w bloku Funduszu Pracy bezpośrednio w ZUS DRA powoduje rozbieżność pomiędzy sumą raportów imiennych a deklaracją główną. Taki zestaw po przetworzeniu w ZUS generuje zawiadomienie o błędach w dokumentach rozliczeniowych i nakaz ponownego złożenia korekty.

Innym błędem jest dokonywanie poprawek wyłącznie w bazie Płatnika bez jednoczesnej modyfikacji danych w programie kadrowo-płacowym. Skutkuje to tym, że przy kolejnym eksporcie danych lub generowaniu rocznych deklaracji PIT i raportów ZUS IMIR, program kadrowy ponownie eksportuje błędne wartości, nadpisując wcześniej wykonaną pracę.

Często spotykanym problemem jest również ignorowanie ostrzeżeń weryfikatora lub wymuszanie zatwierdzenia zestawu mimo błędów zwykłych. Choć dokument z błędem zwykłym może zostać wysłany, serwery ZUS podczas weryfikacji asynchronicznej mogą zakwestionować przyjęte zwolnienie, co po pewnym czasie skutkuje wezwaniem do złożenia wyjaśnień i koniecznością zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę.

Niebezpieczną praktyką jest także ręczne usuwanie rekordów w bazie danych za pomocą zewnętrznych edytorów baz danych. Naruszenie więzów integralności pomiędzy tabelami dokumentów (np. tabelą dokumentów KEDU a tabelami pozycji raportów) prowadzi do trwałego uszkodzenia bazy Płatnika i uniemożliwia dalsze wysyłanie dokumentów.

Kiedy rozbieżność nie wynika z błędnego naliczenia składek

Podczas analizy problemów z wysyłką dokumentów w Płatniku należy odróżnić błędy merytoryczne w naliczeniach FP i FGŚP od usterek o charakterze czysto technicznym i systemowym.

Błędy walidacji mogą wynikać z nieaktualnej metryki programu. Jeśli program Płatnik nie pobrał najnowszych pakietów aktualizacyjnych ze słownikami ZUS, może sygnalizować błąd przy prawidłowo naliczonej składce lub błędnie wymagać naliczenia składki dla osoby ustawowo zwolnionej. W takiej sytuacji przyczyną jest brak komunikacji programu z serwerami aktualizacyjnymi.

Inną przyczyną są uszkodzenia struktury bazy danych. W przypadku baz opartych na silniku Microsoft Access, plik bazy po osiągnięciu określonego rozmiaru może generować błędy odczytu danych historycznych, co uniemożliwia Płatnikowi poprawne zweryfikowanie wieku ubezpieczonego lub okresów podlegania ubezpieczeniom. Rozwiązaniem jest wówczas kompaktowanie i naprawa bazy lub migracja do silnika Microsoft SQL Server.

Rozbieżności mogą mieć także źródło w nieprawidłowych zgłoszeniach do ubezpieczeń (formularze ZUS ZUA lub ZUS ZZA). Jeśli pracownik został zgłoszony z błędnym kodem tytułu ubezpieczenia lub z niewłaściwym kodem stopnia niepełnosprawności, algorytm weryfikujący Płatnika zablokuje możliwość zastosowania zwolnienia z FP i FGŚP, dopóki nie zostanie skorygowany dokument zgłoszeniowy.

Problemy techniczne mogą dotyczyć również komponentów kryptograficznych, takich jak brak aktualnych sterowników czytnika kart kryptograficznych, wygaśnięcie certyfikatu kwalifikowanego lub nieprawidłowa konfiguracja magazynu certyfikatów w systemie Windows, co uniemożliwia podpisanie i wysłanie zweryfikowanego zestawu.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące składek na FP i FGŚP

Czy za zleceniobiorcę będącego studentem do 26. roku życia należy naliczać składki na Fundusz Pracy i FGŚP?

Nie. Student lub uczeń do ukończenia 26. roku życia wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenia nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Z racji braku obowiązku ubezpieczeń społecznych nie powstaje również obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy ani Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W jaki sposób postąpić, gdy pracownik dostarczy oświadczenie o drugim etacie po wysłaniu i opłaceniu deklaracji za dany miesiąc?

W takiej sytuacji należy sporządzić komplet dokumentów korygujących za dany miesiąc. W korygującym raporcie ZUS RCA oraz deklaracji ZUS DRA wykazuje się należną składkę na Fundusz Pracy. Powstałą niedopłatę składek należy uregulować na indywidualny rachunek składkowy (NRS) wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę, jeśli przekroczony został termin płatności.

Od którego momentu obowiązuje zwolnienie z opłacania składek po ukończeniu przez pracownika 55 lat (kobieta) lub 60 lat (mężczyzna)?

Zwolnienie przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył wymagany wiek. Jeżeli kobieta obchodzi 55. urodziny w dniu 15 maja, zwolnienie z opłacania FP i FGŚP przysługuje od wynagrodzeń należnych za czerwiec. Jedynie w przypadku, gdy dzień urodzin przypada dokładnie pierwszego dnia miesiąca (np. 1 maja), zwolnienie obowiązuje od tego samego miesiąca.

Czy przedsiębiorca opłacający preferencyjne składki ZUS ma obowiązek opłacać Fundusz Pracy za samego siebie?

Osoba prowadząca działalność gospodarczą korzystająca z preferencyjnych składek ZUS (podstawa wymiaru wynosząca 30% minimalnego wynagrodzenia) nie opłaca składki na Fundusz Pracy, ponieważ podstawa wymiaru składek jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nie opłaca również składki na FGŚP, z której osoby prowadzące działalność są zwolnione z mocy ustawy.

Co dzieje się ze środkami w przypadku nadpłaty składek na FP i FGŚP po złożeniu korekty?

Nadpłata powstała na koncie płatnika składek w ZUS w wyniku korekty deklaracji zostaje automatycznie zaliczona na poczet bieżących lub przyszłych należności składkowych. Płatnik może również złożyć wniosek o zwrot nadpłaconych środków (formularz ZUS RZS-P), pod warunkiem że na koncie nie występują żadne zaległości.

Bezpieczna obsługa techniczna i wdrożenie korekt w infrastrukturze firmy

Obsługa techniczna baz danych programu Płatnik oraz weryfikacja poprawności rozliczeń realizowana jest bezpośrednio w środowisku informatycznym klienta. Usługa wykonywana jest z bezpłatnym dojazdem do biur rachunkowych oraz siedzib przedsiębiorstw na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 km (obejmującym powiaty: grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni oraz wołomiński).

Prace serwisowe na bazach danych zawierających dane osobowe i płacowe podlegają rygorystycznym procedurom bezpieczeństwa. Na życzenie klienta podpisywana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA), gwarantująca pełne bezpieczeństwo przetwarzanych informacji kadrowo-płacowych. Standardowa procedura nie wymaga udostępniania haseł użytkowników, a kluczowe operacje mogą być przeprowadzane w obecności osoby odpowiedzialnej za rozliczenia w firmie.

W przypadku konieczności wykonania złożonych prac naprawczych na stacji roboczej lub serwerze bazy danych, zapewniany jest bezpłatny laptop zastępczy z systemem operacyjnym Windows na cały czas trwania naprawy, co umożliwia zachowanie ciągłości operacyjnej biura. Na wszystkie wykonane konfiguracje, migracje baz oraz naprawy struktur danych udzielana jest gwarancja do 12 miesięcy, uzupełniona o wsparcie techniczne po wykonaniu usługi do 30 dni.

22 378 48 09

Płatnik — rozliczenia składek na Fundusz Pracy i FGŚP