Zestawy produktowe — kilka pojedynczych towarów sprzedawanych razem jako jeden produkt — wymagają szczególnej uwagi przy integracji z magazynem, żeby sprzedaż zestawu poprawnie zdejmowała ze stanu każdy z jego elementów osobno.

Na czym polega ta usługa

Konfiguracja obejmuje poprawne zmapowanie zestawów produktowych na ich pojedyncze składowe w systemie magazynowym, tak żeby sprzedaż zestawu automatycznie zmniejszała stan każdego elementu wchodzącego w jego skład, a nie tylko samego zestawu jako odrębnej pozycji.

Dla kogo ma sens

Usługa jest niezbędna dla sklepów sprzedających zestawy i pakiety produktowe, gdzie błędna integracja prowadzi do sprzedaży elementów, których w rzeczywistości brakuje na magazynie.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji zestawów mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Architektura pakietów: zestawy wirtualne a komplety magazynowe

W handlu wielokanałowym (sprzedaży prowadzonej równolegle przez sklep internetowy, platformy marketplace i punkty handlowe) stosuje się dwa odmienne modele obsługi pakietów towarowych. Pierwszym modelem jest komplet magazynowy (fizycznie zmontowany produkt posiadający odrębną kartotekę i unikalny kod kreskowy). W tym przypadku poszczególne komponenty zostają pobrane z magazynu dokumentem RW (rozchód wewnętrzny — dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby wewnętrzne firmy), a gotowy komplet zostaje wprowadzony na stan dokumentem PW (przychód wewnętrzny — dokument przyjęcia wytworzonego towaru do magazynu). Stan magazynowy takiego kompletu jest stałą wartością liczbową wynikającą z wcześniejszego montażu.

Drugim, znacznie częściej stosowanym rozwiązaniem w e-commerce, jest zestaw wirtualny (pakiet dynamiczny, który fizycznie nie istnieje na półce jako jedna paczka aż do momentu pakowania zamówienia). W tym modelu w systemie magazynowym lub integratorze tworzy się relację nadrzędną (zestaw) powiązaną z pozycjami podrzędnymi (składnikami zestawu). Dostępność takiego zestawu w sklepie internetowym oraz na portalach aukcyjnych jest wyliczana w czasie rzeczywistym na podstawie stanu magazynowego najmniej licznego komponentu (zasada wąskiego gardła magazynowego). Błędne rozróżnienie tych dwóch modeli w konfiguracji oprogramowania prowadzi do powstawania rozbieżności inwentaryzacyjnych oraz błędów w bilansie towarów.

Warianty integracji i powiązań wieloelementowych

Konfiguracja powiązań między platformą sklepową a systemem magazynowym wymaga wdrożenia odpowiednich reguł przetwarzania danych w zależności od struktury sprzedawanych pakietów:

Zestawy stałe wieloproduktowe: pakiety składające się z różnych towarów sprzedawanych łącznie w określonych proporcjach ilościowych (na przykład jednostka centralna komputera, klawiatura przewodowa oraz mysz optyczna). Każda sprzedaż pakietu musi w ułamku sekundy zarezerwować wszystkie trzy pozycje magazynowe.
Pakiety wielosztukowe (wielopaki): oferty zawierające wielokrotność tego samego produktu (na przykład opakowanie zbiorcze zawierające dziesięć sztuk tego samego kabla sieciowego). W tym wariancie integrator musi dzielić dostępny stan magazynowy przez liczbę sztuk w pakiecie i zaokrąglać wynik w dół do pełnych jedności.
Zestawy wariantowe i konfigurowalne: pakiety, w których klient ma możliwość wyboru cechy jednego z elementów (na przykład wybór koloru obudowy lub pojemności dysku). Wymaga to precyzyjnego mapowania atrybutów ze sklepu na konkretne kody SKU (Stock Keeping Unit — unikalny identyfikator towaru w systemie magazynowym).
Pakiety z materiałami promocyjnymi lub gratisami: zestawy, w których do towaru głównego dodawany jest element bezpłatny lub próbka o zerowej cenie sprzedaży. Konfiguracja musi zapewniać zdjęcie gratisu ze stanu magazynowego przy jednoczesnym poprawnym rozliczeniu wartości księgowej na dokumencie wydania.
Zestawy wielopoziomowe (zagnieżdżone): struktury, w których zestaw zawiera w swoim składzie inny podzestaw. Wymaga to rekurencyjnego przeliczania dostępności komponentów najniższego rzędu.

Najczęstsze błędy przy samodzielnej konfiguracji zestawów

Próby samodzielnego łączenia zestawów produktowych bez dostosowania logiki biznesowej integratora najczęściej prowadzą do poważnych zaburzeń w gospodarce magazynowej:

Zjawisko podwójnego rozchodu (podwójne zdejmowanie stanów): błąd występujący w sytuacji, gdy integrator przekazuje do systemu ERP (Enterprise Resource Planning — oprogramowanie do kompleksowego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) zamówienie rozbite na pojedyncze pozycje, a jednocześnie system ERP uruchamia automatyczną kompletację na podstawie przypisanego schematu. W efekcie ze stanu magazynowego znikają podwójne ilości towarów składowych.
Brak obsługi blokad i rezerwacji magazynowych: nieuwzględnienie rezerwacji twardych (towarów przypisanych do nieopłaconych lub przetwarzanych zamówień). Sklep wystawia wtedy ofertę na podstawie stanu całkowitego, a nie stanu dyspozycyjnego (ilości fizycznej pomniejszonej o bieżące rezerwacje), co powoduje zjawisko sprzedaży towaru, którego fizycznie nie ma w magazynie (overselling).
Konflikty stawek podatkowych i zaokrągleń: przypisanie rabatu ogólnego do zestawu zawierającego komponenty o różnych stawkach podatkowych prowadzi do błędów kalkulacji na dokumentach sprzedaży i odrzucenia dokumentu przez moduł fiskalny lub finansowo-księgowy.
Brak synchronizacji zwrotnej po sprzedaży pojedynczego komponentu: sytuacja, w której sprzedaż pojedynczej sztuki danego produktu w punkcie stacjonarnym nie powoduje natychmiastowego zaktualizowania i obniżenia dostępności wszystkich zestawów internetowych zawierających ten produkt.
Niewłaściwa obsługa jednostek miary: błędy przeliczania jednostek (na przykład sztuk na metry bieżące, kilogramy lub opakowania zbiorcze), skutkujące zdejmowaniem ułamkowych wartości z kartotek ewidencjonowanych wyłącznie w liczbach całkowitych.

Kiedy rozbieżności nie wynikają ze złego mapowania pakietów

Podczas diagnostyki problemów magazynowych w firmach handlowych często okazuje się, że przyczyna niespójności leży poza samą strukturą zestawów. Do takich sytuacji należą:

Opóźnienia w kolejkowaniu zapytań API: platformy e-commerce oraz portale aukcyjne nakładają limity zapytań (rate limits) na interfejsy API (Application Programming Interface — zestaw reguł umożliwiających wymianę danych między programami). Przy dużej liczbie ofert aktualizacje stanów magazynowych mogą trafiać do kolejki i wykonywać się z opóźnieniem kilkunastu minut, co przy intensywnej sprzedaży tworzy pozorne wrażenie błędnego mapowania.

Zezwolenie na stany ujemne w systemie ERP: jeśli w parametrach programu magazynowego włączona jest opcja wydawania towaru poniżej stanu zerowego, algorytmy wyliczające dostępność zestawów wirtualnych mogą generować nieprawidłowe wartości (na przykład traktować wartości ujemne jako zero lub generować błędy dzielenia przez zero w modułach synchronizujących).

Niezsynchronizowane blokady bazodanowe: przy pracy wielostanowiskowej w środowisku MS SQL Server równoległe zapisywanie dokumentów przez wielu użytkowników lub procesy w tle mogą powodować chwilowe blokady tabel (deadlock), w wyniku których proces synchronizacji stanów zostaje przerwany bez zgłoszenia widocznego komunikatu o błędzie.

Integracja systemów ERP, integratorów i platform sklepowych

Prawidłowe wdrożenie integracji pakietów towarowych realizujemy w oparciu o dokładną analizę przepływu danych pomiędzy oprogramowaniem magazynowym, mostkami synchronizującymi oraz kanałami sprzedaży. Obsługujemy konfiguracje wiodących systemów handlowo-magazynowych, w tym:

InsERT Subiekt GT oraz Subiekt nexo PRO: konfiguracja kartotek kompletów, definiowanie składników zestawu w module kompletacji, automatyzacja tworzenia dokumentów montażowych oraz synchronizacja za pośrednictwem dedykowanych sfer i modułów dodatkowych.
WAPRO ERP (WAPRO Mag): ustawienia powiązań artykułów, obsługa struktur asortymentowych oraz konfiguracja zadań automatycznych harmonogramu.
Comarch ERP (Optima, XL): konfiguracja receptur kompletacji, zarządzanie zamiennikami oraz poprawne mapowanie dokumentów rezerwacji odbiorcy (RO) i wydań zewnętrznych (WZ).
Systemy Symfonia i RAKS: optymalizacja procesów magazynowych i powiązań bazodanowych.
Integratory wielokanałowe (BaseLinker, SellASR i autorskie mostki wymiany danych): precyzyjna konfiguracja modułów pakietów produktowych, mapowanie kodów EAN (European Article Number) i SKU, ustawianie reguł automatycznych dla zamówień wieloźródłowych oraz eliminacja dublowania pozycji.
Platformy e-commerce (PrestaShop, WooCommerce, Magento, Shopify, Allegro): właściwe mapowanie produktów powiązanych, konfiguracja stanów wariantowych oraz optymalizacja webhooków przesyłających informacje o zakupach bezpośrednio po złożeniu zamówienia przez klienta.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy system ERP musi posiadać wykupiony moduł kompletacji, aby sprzedawać zestawy w sklepie?

W przypadku zestawów wirtualnych wykupienie modułu kompletacji w programie magazynowym nie zawsze jest konieczne. Jeżeli integracja jest prowadzona za pośrednictwem zaawansowanego integratora, obliczanie dostępności pakietu może odbywać się na poziomie warstwy pośredniej, która na bieżąco odpytuje bazę danych ERP o stany poszczególnych komponentów. W momencie wpłynięcia zamówienia integrator przesyła do systemu ERP dokument z rozbiciem na pojedyncze artykuły. Jeśli jednak firma preferuje, aby na dokumencie sprzedaży widniała jedna pozycja zestawu z jednoczesnym automatycznym zejściem magazynowym składników, moduł kompletacji w ERP jest zalecany.

Co dzieje się z ofertą zestawu w sklepie internetowym, gdy wyczerpie się zapas jednego składnika?

Prawidłowo skonfigurowany mechanizm synchronizacji natychmiast przelicza dostępność całego zestawu i przyjmuje wartość równą zeru. W zależności od konfiguracji platformy sprzedażowej oferta zostaje automatycznie wyłączona, oznaczona jako produkt chwilowo niedostępny lub na platformie marketplace oferta zostaje automatycznie zakończona. Zapobiega to sytuacji, w której klient kupuje zestaw, a obsługa sklepu nie jest w stanie skompletować zamówienia z powodu braku jednego elementu.

Jak rozwiązywana jest kwestia stawek podatku przy zestawach złożonych z towarów o różnym opodatkowaniu?

Przepisy podatkowe wymagają, aby towary wchodzące w skład zestawu były opodatkowane według właściwych dla siebie stawek. Podczas konfiguracji ustawiamy integrację w taki sposób, aby rabat przypisany do całego pakietu był proporcjonalnie rozdzielany na poszczególne pozycje składowe. Dzięki temu na dokumencie wydania magazynowego oraz na dokumencie sprzedaży każda pozycja zachowuje swoją prawidłową stawkę podatku, co gwarantuje pełną zgodność z wymogami ewidencji księgowej i eliminuje błędy fiskalizacji.

Czy wdrożenie nowej konfiguracji zestawów wymaga przerwania bieżącej sprzedaży w sklepie?

Wszystkie prace konfiguracyjne i testowe prowadzimy w sposób bezkolizyjny dla funkcjonowania firmy. Wstępne mapowanie, weryfikację struktur bazodanowych oraz testy przepływu dokumentów wykonujemy w bezpiecznym środowisku testowym lub w godzinach o najniższym natężeniu ruchu handlowego. Przełączenie produkcyjne synchronizatorów trwa zazwyczaj kilka minut, dzięki czemu ciągłość obsługi zamówień klientów zostaje w pełni zachowana.

Jak system zachowuje się w przypadku zwrotu tylko jednego elementu z zakupionego zestawu?

Zwrot częściowy wymaga odpowiedniej procedury księgowo-magazynowej. Wdrożona konfiguracja umożliwia wystawienie korekty do dokumentu sprzedaży z uwzględnieniem proporcjonalnej wartości zwróconego komponentu oraz przyjęcie towaru na stan dokumentem PZ (przyjęcie zewnętrzne — dokument potwierdzający przyjęcie towaru do magazynu) lub ZW (zwrot wewnętrzny). Zwrócony element natychmiast powraca do puli dostępnych stanów i automatycznie zwiększa dostępność wszystkich powiązanych zestawów w kanałach e-commerce.

Czy dojazd i audyt konfiguracji magazynowej na terenie Warszawy wiążą się z dodatkowymi opłatami?

Dojazd serwisanta na terenie Warszawy oraz w promieniu do 40 kilometrów w okolicznych powiatach jest w całości bezpłatny. Wstępna diagnoza środowiska IT oraz wycena wdrożenia integracji zestawów magazynowych nie pociągają za sobą żadnych kosztów. Prace realizujemy bezpośrednio w siedzibie klienta lub w biurze operacyjnym firmy, a na wykonaną konfigurację udzielana jest gwarancja do 12 miesięcy.

Precyzyjna kontrola stanów magazynowych w zintegrowanym środowisku e-commerce

Prawidłowe zmapowanie zestawów i pakietów towarowych stanowi fundament bezbłędnej obsługi zamówień w nowoczesnym handlu wielokanałowym. Wyeliminowanie rozbieżności między stanem magazynowym w systemie ERP a ofertą prezentowaną w kanałach sprzedaży zabezpiecza firmę przed kosztownymi pomyłkami, opóźnieniami w wysyłce oraz negatywnymi ocenami kupujących. Dojeżdżamy do firm na terenie całej Warszawy i okolicznych powiatów, zapewniając stabilne, bezpieczne i w pełni zautomatyzowane powiązanie systemów magazynowych ze sklepami internetowymi i platformami sprzedaży.

22 378 48 09

Integracja zestawów i pakietów produktów między sklepem a magazynem