Ręczne przepisywanie kwoty z systemu sprzedażowego na terminal płatniczy to dodatkowy krok przy każdej transakcji i potencjalne źródło pomyłek — integracja pozwala terminalowi otrzymać kwotę bezpośrednio z systemu.

Na czym polega ta usługa

Integracja obejmuje połączenie systemu ERP z terminalem płatniczym, skonfigurowanie automatycznego przekazywania kwoty transakcji na terminal po sfinalizowaniu sprzedaży oraz zapisywanie potwierdzenia płatności z powrotem do dokumentu sprzedaży w systemie.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla sklepów i punktów usługowych, w których większość transakcji rozliczana jest kartą, a szybkość i bezbłędność obsługi klienta przy kasie mają znaczenie.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Standardy i protokoły komunikacji między systemem ERP a terminalem

Komunikacja między oprogramowaniem handlowym a urządzeniem płatniczym opiera się na ustandaryzowanych protokołach wymiany danych. Najczęściej stosowanym standardem na polskim rynku jest protokół ECR-EFT (Electronic Cash Register - Electronic Funds Transfer, protokół wymiany informacji między kasą lub programem sprzedażowym a terminalem płatniczym). Pozwala on na dwukierunkowy transfer danych, w którym program ERP wysyła żądanie obciążenia rachunku na określoną kwotę, a terminal po przeprowadzeniu transakcji odsyła kod autoryzacji, numer referencyjny transakcji oraz status operacji.

W zależności od modelu terminala oraz infrastruktury technicznej w lokalu handlowym stosuje się różne metody połączenia fizycznego i logicznego. Połączenie szeregowe RS-232 (standard przewodowej transmisji danych bit po bicie) oraz połączenie USB z emulacją wirtualnego portu COM (interfejsu komunikacji szeregowej w systemie operacyjnym) sprawdzają się przy stanowiskach jednostanowiskowych, gdzie terminal jest podłączony bezpośrednio do jednego komputera. Połączenie sieciowe przez protokół TCP/IP (zestaw protokołów komunikacyjnych do transmisji pakietów danych w sieci) z wykorzystaniem przewodu Ethernet lub łączności bezprzewodowej w sieci LAN (lokalnej sieci komputerowej) pozwala natomiast na elastyczne rozmieszczenie sprzętu i łatwiejsze zarządzanie infrastrukturą.

Integracja realizowana jest w oparciu o protokoły udostępniane przez czołowych agentów rozliczeniowych i operatorów płatności działających w Polsce, takich jak eService, Polcard (Fiserv), Elavon, PayTel, Polskie ePłatności (PeP) czy ING. Każdy z operatorów stosuje specyficzne biblioteki komunikacyjne lub profile protokołu ECR, które wymagają precyzyjnego dopasowania parametrów w oprogramowaniu sprzedażowym.

Obsługiwane systemy ERP i moduły integracyjne

Wdrożenie komunikacji z terminalem płatniczym jest możliwe w większości popularnych systemów zarządzania przedsiębiorstwem stosowanych w polskim handlu i usługach. W przypadku oprogramowania firmy InsERT, takiego jak Subiekt GT oraz Subiekt nexo, integracja odbywa się za pośrednictwem modułu SUZ (Serwer Urządzeń Zewnętrznych, czyli usługa systemowa Windows odpowiadająca za przekazywanie poleceń między bazą danych a urządzeniami peryferyjnymi) lub wbudowanych sterowników urządzeń zewnętrznych. Pozwala to na automatyczne wywoływanie okna płatności kartą podczas zatwierdzania paragonu imiennego lub faktury.

W środowisku Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Altum konfiguracja obejmuje instalację dedykowanych sterowników EFT (modułów oprogramowania odpowiedzialnych za obsługę protokołów płatniczych) w module Kasa/Bank oraz konfigurację stanowiska POS (Point of Sale, stanowisko bezpośredniej obsługi klienta). Po zatwierdzeniu dokumentu handlowego system wysyła polecenie płatności, a po odebraniu potwierdzenia automatycznie generuje odpowiedni zapis kasowo-bankowy.

Współpraca z terminalami płatniczymi jest konfigurowana również w systemach WAPRO ERP (w tym programie sprzedażowo-magazynowym WAPRO Mag, dawnym WF-Mag, oraz dedykowanym module kasowym WAPRO POS), Sage Symfonia, enova365 oraz RAKS SQL. W każdym z tych środowisk kluczowe jest prawidłowe zdefiniowanie rejestrów płatności bezgotówkowych oraz powiązanie ich z fizycznym lub sieciowym adresem terminala.

Etapy wdrożenia integracji na stanowisku sprzedaży

Proces integracji rozpoczyna się od weryfikacji parametrów technicznych terminala dostarczonego przez agenta rozliczeniowego. Konieczne jest upewnienie się, że urządzenie ma wgraną aplikację wspierającą protokół kasowy (tryb zintegrowany) oraz odczytanie numeru TID (Terminal Identifier, unikalnego numeru identyfikacyjnego przypisanego do terminala w systemie rozliczeniowym banku).

Kolejnym krokiem jest fizyczne spięcie urządzeń i przygotowanie warstwy komunikacyjnej w systemie operacyjnym Windows. Przy połączeniu kablowym instalowane są certyfikowane sterowniki konwerterów USB-UART (układów scalonych przekształcających sygnał USB na transmisję szeregową). W przypadku integracji sieciowej konfigurowany jest stały adres IP (unikalny adres numeryczny w sieci lokalnej) w terminalu, co zapobiega zrywaniu łączności po ponownym uruchomieniu routera.

Następnie konfiguruje się oprogramowanie pośredniczące i moduły systemu ERP. Wprowadzane są parametry komunikacji, takie jak numer portu TCP lub identyfikator portu COM, prędkość transmisji w bodach (liczbie impulsów sygnałowych przesyłanych na sekundę) oraz czasy oczekiwania na odpowiedź (parametry timeout, określające maksymalny czas oczekiwania na przyłożenie karty przez klienta).

Czwartym etapem jest mapowanie form płatności. W konfiguracji programu ERP przypisuje się formę płatności „Karta” do nowo utworzonego profilu terminala. Dzięki temu kasjer po naciśnięciu klawisza finalizacji sprzedaży nie musi ręcznie wybierać kwoty ani zatwierdzać jej na klawiaturze terminala.

Ostatnim krokiem są testy transakcyjne weryfikujące pełen cykl obsługi klienta. Wykonywane są próby autoryzacji z użyciem tradycyjnej karty chipowej z kodem PIN, płatności zbliżeniowej z wykorzystaniem modułu NFC (Near Field Communication, bezprzewodowej technologii krótkiego zasięgu) oraz płatności kodem BLIK (polskiego systemu płatności mobilnych). Weryfikowane jest również zachowanie systemu w scenariuszach awaryjnych, takich jak odmowa autoryzacji przez bank, anulowanie transakcji przez klienta czy chwilowy brak łączności.

Najczęstsze błędy podczas samodzielnych prób konfiguracji

Samodzielne próby połączenia terminala z systemem ERP często napotykają bariery techniczne wynikające z niedopasowania konfiguracji sprzętowej i programowej. Jednym z podstawowych problemów jest pozostawienie terminala w trybie autonomicznym (trybie samodzielnym, w którym terminal nie nasłuchuje zapytań z portów komunikacyjnych). W takiej sytuacji konieczne jest zlecenie agentowi rozliczeniowemu zdalnego przełączenia profilu urządzenia na tryb integracji ECR.

Częstym błędem w integracjach sieciowych jest pozostawienie dynamicznego przydzielania adresów przez mechanizm DHCP (protokół automatycznego nadawania adresów IP przez router). W momencie gdy router odnowi dzierżawę adresu i przypisze terminalowi inny numer IP, program ERP traci łączność z urządzeniem, co powoduje zablokowanie możliwości finalizowania sprzedaży bezgotówkowej.

Kolejną barierą są restrykcyjne reguły w zaporze sieciowej Windows Defender Firewall (oprogramowaniu blokującym nieautoryzowany ruch sieciowy) lub w programach antywirusowych. Brak otwarcia odpowiednich portów TCP przychodzących i wychodzących uniemożliwia przesłanie komunikatu z programu sprzedażowego do terminala.

W przypadku połączeń USB powszechnym problemem jest włączona funkcja USB Selective Suspend (mechanizm selektywnego wstrzymywania zasilania portów USB w systemie Windows w ramach oszczędzania energii). Powoduje ona usypianie wirtualnego portu szeregowego po okresie bezczynności, przez co pierwsza transakcja po dłuższej przerwie kończy się błędem komunikacji.

Nieprawidłowe zdefiniowanie kodów odpowiedzi i statusów transakcji w programie ERP może z kolei prowadzić do rozbieżności księgowych. W skrajnych przypadkach niewłaściwie skonfigurowany sterownik może zarejestrować płatność w systemie mimo odrzucenia transakcji przez bank lub wydrukować paragon fiskalny bez upewnienia się, że środki zostały pomyślnie zablokowane na rachunku klienta.

Kiedy brak komunikacji nie wynika z błędów oprogramowania ERP

Podczas codziennej eksploatacji stanowiska kasowego mogą wystąpić sytuacje, w których terminal odmawia współpracy, lecz źródło problemu leży poza samym systemem sprzedażowym. Ważne jest rozróżnienie usterki komunikacji lokalnej od problemów leżących po stronie infrastruktury telekomunikacyjnej lub operatora płatności.

Jeśli program ERP bez problemu wysyła kwotę na terminal, na wyświetlaczu urządzenia pojawia się właściwa suma, lecz transakcja kończy się komunikatem o braku autoryzacji lub błędzie połączenia z centrum rozliczeniowym, problem leży po stronie wyjścia terminala do Internetu. Dotyczy to przerw w dostawie sygnału u dostawcy łącza internetowego, zakłóceń modułu radiowego GPRS/LTE (transmisji danych komórkowych w terminalu) lub prac serwisowych prowadzonych na serwerach agenta rozliczeniowego.

Inną kategorią problemów są uszkodzenia fizyczne okablowania i portów. Uszkodzenie stacji dokującej (podstawki ładująco-komunikacyjnej), wyrobione gniazdo micro-USB w terminalu lub naderwany przewód sygnałowy mogą powodować losowe zrywanie transmisji danych w trakcie trwania transakcji, co objawia się zawieszaniem aplikacji sprzedażowej.

Zdarzają się również blokady administracyjne wynikające z wygaśnięcia certyfikatów bezpieczeństwa w terminalu lub zablokowania numeru TID przez bank (na przykład z powodu braku aktualizacji danych podmiotu gospodarczego). W takich przypadkach terminal wyświetla komunikaty o błędach kryptograficznych, których nie da się rozwiązać zmianami w konfiguracji oprogramowania ERP.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące integracji terminali płatniczych

Jak przebiega obsługa płatności zbliżeniowych i płatności kodem BLIK po integracji?

Po przesłaniu kwoty z systemu ERP terminal automatycznie aktywuje czytnik kart zbliżeniowych, czytnik chipowy oraz klawiaturę do wpisania kodu BLIK. Klient może wybrać dowolną metodę płatności. W przypadku kodu BLIK wpisuje go na klawiaturze terminala (PIN-padzie) i zatwierdza transakcję w swojej aplikacji bankowej, a system ERP po otrzymaniu potwierdzenia zamyka dokument sprzedaży w dokładnie taki sam sposób jak przy płatności tradycyjną kartą bankową.

Czy jeden terminal płatniczy może obsługiwać kilka stanowisk sprzedażowych w sieci lokalnej?

Większość terminali płatniczych pracujących w trybie integracji sieciowej TCP/IP jest projektowana do pracy dedykowanej z jednym stanowiskiem komputerowym. Istnieją konfiguracje z kolejkowaniem transakcji w sieci LAN (lokalnej sieci komputerowej), jednak w warunkach intensywnej sprzedaży detalicznej standardem i zalecanym rozwiązaniem jest przypisanie jednego terminala do jednego stanowiska kasowego, co zapobiega nakładaniu się transakcji od różnych kasjerów.

Co zrobić w sytuacji, gdy transakcja zostanie przerwana lub odrzucona przez bank?

Prawidłowo zintegrowany system ERP w momencie otrzymania informacji o odrzuceniu płatności (na przykład z powodu braku środków na koncie klienta lub błędnego kodu PIN) wyświetla czytelny komunikat na ekranie monitora kasjera i nie zamyka otwartego dokumentu. Kasjer może ponowić próbę płatności bez konieczności ponownego wprowadzania pozycji towarowych na paragonie lub zmienić formę zapłaty na gotówkę.

Jak system ERP radzi sobie z procedurą zwrotu środków na kartę płatniczą?

Procedura zwrotu zależy od możliwości danego oprogramowania ERP oraz protokołu operatora. W zintegrowanym środowisku wystawienie dokumentu korekty sprzedaży lub zwrotu towaru może automatycznie zainicjować operację uznania rachunku na terminalu z przesłaniem numeru referencyjnego pierwotnej transakcji, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych transakcji z papierowego potwierdzenia.

Czy zmiana operatora płatności lub wymiana terminala wymaga ponownej konfiguracji systemu ERP?

Wymiana fizycznego terminala na ten sam model z reguły wymaga jedynie zaktualizowania numeru TID lub nowego adresu IP w konfiguracji sterownika. Zmiana agenta rozliczeniowego na innego operatora wiąże się zazwyczaj ze zmianą protokołu komunikacyjnego, co wymaga zainstalowania nowych bibliotek sterownika EFT oraz skonfigurowania połączenia od podstaw.

Bezpieczeństwo danych i zgodność ze standardami rozliczeniowymi

Integracja oprogramowania ERP z terminalem płatniczym jest w pełni bezpieczna dla przetwarzania danych finansowych. System ERP przesyła do terminala wyłącznie informacje o kwocie do zapłaty oraz numerze referencyjnym dokumentu, natomiast wszystkie operacje związane z odczytem danych karty, wprowadzaniem kodu PIN oraz szyfrowaniem transmisji do banku odbywają się wyłącznie wewnątrz zabezpieczonego modułu kryptograficznego terminala.

Dzięki takiemu podziałowi ról przedsiębiorstwo spełnia wymagania normy PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard, międzynarodowego standardu bezpieczeństwa danych w branży kart płatniczych). W bazie danych systemu ERP nie są zapisywane wrażliwe dane kart płatniczych, takie jak pełne numery kart czy kody weryfikacyjne, a jedynie bezpieczny kod autoryzacji transakcji niezbędny do ewentualnego rozliczenia księgowego.

Stabilność sprzedaży i wsparcie techniczne na terenie Warszawy i okolic

Poprawnie wdrożona integracja terminala płatniczego z systemem ERP pozwala wyeliminować błędy rachunkowe wynikające z ręcznego przepisywania kwot, znacząco przyspiesza obsługę kolejki przy kasie oraz ułatwia wieczorne uzgadnianie raportów dobowych z raportami finansowymi agenta rozliczeniowego.

W przypadku problemów z konfiguracją, wymiany urządzeń na stanowisku kasowym lub wdrażania nowego oprogramowania sprzedażowego zapewniana jest pomoc techniczna z dojazdem do siedziby firmy na terenie całej Warszawy oraz okolicznych powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). Diagnostyka wstępna na miejscu jest bezpłatna, a wykonane prace konfiguracyjne objęte są gwarancją do 12 miesięcy.

22 378 48 09

Integracja systemu ERP z terminalem płatniczym