Integracja ERP z systemem zarządzania czasem pracy w terenie pozwala automatycznie przekazywać dane o czasie pracy pracowników mobilnych.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie wymiany danych między systemem ERP a systemem zarządzania czasem pracy pracowników terenowych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm zatrudniających pracowników terenowych, które chcą zintegrować rejestrację czasu pracy z ERP.

Ile to trwa

Konfiguracja integracji mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Jak wygląda proces krok po kroku

Konfiguracja zaczyna się od analizy środowiska IT firmy: jaki system ERP jest już wdrożony (np. InsERT GT/nexo z modułami Subiekt, Rewizor czy Gratyfikant, WAPRO ERP, Comarch ERP Optima, XL lub Altum, Sage Symfonia, enova365 albo SAP), z jakiego systemu ewidencji czasu pracy (RCP) korzystają pracownicy terenowi i w jaki sposób dane trafiają dziś do kadr i płac. Na tym etapie ustalane jest też, czy dane mają płynąć jednokierunkowo (z systemu RCP do ERP), czy dwukierunkowo, np. gdy grafik pracy tworzony jest w module kadrowo-płacowym ERP i musi trafiać z powrotem do aplikacji mobilnej pracownika.

Kolejny etap to mapowanie pól: numer pracownika, kod działu, rodzaj zdarzenia (wejście, wyjście, przerwa, delegacja), lokalizacja GPS zgłoszenia. Mapowanie musi być zgodne ze strukturą danych, jaką akceptuje moduł kadrowo-płacowy używanego ERP – w praktyce różni się to między np. Gratyfikantem GT a modułem kadrowym enova365. Po mapowaniu następuje konfiguracja mechanizmu wymiany – w zależności od dostępnych narzędzi może to być plik wymiany (najczęściej CSV lub XML), webhook, albo bezpośrednie zapytanie do bazy danych (np. Microsoft SQL Server) po stronie serwera ERP. Ostatni etap to testy na próbce rzeczywistych danych i uruchomienie automatycznego harmonogramu synchronizacji.

Warianty integracji

Nie każda integracja wygląda tak samo, ponieważ zależy od tego, jaki system RCP działa już w firmie i jak bardzo jest otwarty na komunikację z zewnętrznymi aplikacjami. Najprostszy wariant to systemy oferujące gotowy eksport pliku w ustalonym formacie – wtedy praca sprowadza się głównie do zbudowania automatycznego importu po stronie ERP i przetestowania zgodności formatów dat, kodowania znaków i separatorów. Bardziej złożony wariant dotyczy systemów RCP opartych na aplikacjach mobilnych z lokalizacją GPS, gdzie oprócz samego czasu pracy trzeba zsynchronizować także dane o trasie lub miejscu wykonania zlecenia – to zdarza się w firmach usługowych i serwisowych, gdzie czas pracy w terenie ma być powiązany z konkretnym zleceniem w ERP.

Osobny wariant to integracja z systemami korzystającymi z Active Directory lub Google Workspace do zarządzania tożsamością pracowników – w takim przypadku część konfiguracji dotyczy dopasowania kont użytkowników między katalogiem tożsamości a modułem kadrowym ERP, tak aby dane czasu pracy trafiały do właściwego rekordu pracownika bez ręcznego kojarzenia identyfikatorów. W firmach korzystających z integracji z Allegro, sklepem internetowym lub systemem typu BaseLinker do obsługi zamówień zdarza się też potrzeba, aby czas realizacji zlecenia terenowego (np. dostawy czy montażu) automatycznie wracał do systemu sprzedażowego jako informacja o statusie zamówienia – to również mieści się w zakresie tej usługi, choć wymaga dodatkowego mapowania danych.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji integracji

Część firm próbuje skonfigurować wymianę danych samodzielnie, korzystając z wbudowanych narzędzi importu/eksportu w ERP, bez wcześniejszego sprawdzenia zgodności formatów. Najczęstszy błąd to ręczne kopiowanie danych z pliku eksportu RCP do arkusza, a potem wgrywanie go do ERP – taki proces nie jest automatyczny, łatwo w nim o pomyłkę przy kopiowaniu numerów pracowników lub dat, a przy większej liczbie osób w terenie szybko przestaje się skalować. Innym częstym problemem jest brak ujednolicenia strefy czasowej i formatu daty między systemami – zdarza się, że system RCP zapisuje znaczniki czasu w formacie 24-godzinnym z inną separacją dziesiętną niż oczekuje moduł kadrowy ERP, co prowadzi do błędnych naliczeń nadgodzin.

Zdarza się też, że administrator firmy próbuje połączyć systemy przez bezpośredni dostęp do bazy danych ERP bez odpowiednich uprawnień lub bez kopii zapasowej – ryzyko uszkodzenia struktury danych w module kadrowo-płacowym jest wtedy wysokie, a naprawa takiej bazy bywa czasochłonna. Warto też wspomnieć o próbach synchronizacji „na sztywno”, czyli jednorazowego importu bez ustawienia automatycznego harmonogramu – po jakimś czasie dane się rozjeżdżają, a firma wraca do ręcznego uzupełniania braków, co w praktyce oznacza utratę sensu całej integracji.

Kiedy to nie jest ta usługa

Integracja ERP z systemem czasu pracy w terenie to coś innego niż samo wdrożenie systemu RCP od zera – jeśli firma nie ma jeszcze żadnego narzędzia do rejestracji czasu pracy pracowników mobilnych, najpierw potrzebny jest wybór i konfiguracja takiego systemu, a dopiero potem jego połączenie z ERP. To także nie jest usługa polegająca na wdrożeniu samego modułu kadrowo-płacowego w ERP (np. uruchomieniu Gratyfikanta czy modułu kadr w Comarch Optima) – zakłada się, że moduł kadrowo-płacowy już działa i ma zostać zasilony danymi z zewnątrz. Jeśli problem dotyczy wyłącznie awarii serwera, na którym stoi baza ERP, albo powolnego działania stacji roboczej księgowości, to jest to odrębny temat serwisowy – diagnoza sprzętu i diagnoza integracji danych to różne czynności, choć czasem wykonywane podczas tej samej wizyty.

Czy integracja wymaga fizycznej wizyty w siedzibie firmy?

Większość prac konfiguracyjnych da się wykonać zdalnie, jednak analiza infrastruktury sieciowej, sprawdzenie serwera, na którym działa baza ERP, oraz stacji roboczych używanych przez dział kadr często wymaga wizyty na miejscu. Dojazd do siedziby firmy jest wliczony w usługę, natomiast sama praca konfiguracyjna jest płatna niezależnie od tego, czy część zadań wykonano zdalnie, czy na miejscu.

Czy integracja działa też z systemami opartymi na Linuksie lub serwerach NAS?

Tak, jeśli infrastruktura firmy obejmuje serwery lub urządzenia NAS działające na Linuksie, integracja może wykorzystywać te zasoby np. jako miejsce wymiany plików eksportu/importu między systemem RCP a ERP. Kluczowe jest tu ustalenie, w jakim formacie i z jaką częstotliwością dane mają być zapisywane, aby oba systemy odczytywały je poprawnie.

Co się dzieje, jeśli po integracji pojawią się rozbieżności w naliczeniach?

Jeśli po wdrożeniu integracji pojawi się rozbieżność między danymi z systemu RCP a naliczeniami w module kadrowo-płacowym, zgłoszenie takiej sytuacji traktowane jest jako reklamacja rozpatrywana poza kolejnością, a na czas ponownej konfiguracji dostępne jest wsparcie w ramach gwarancji do 12 miesięcy.

Czy trzeba udostępniać hasła administracyjne do systemu ERP?

Domyślnie hasła administracyjne nie są wymagane – konfiguracja odbywa się w zakresie, na jaki pozwalają uprawnienia użytkownika wskazanego przez firmę. Jeśli w konkretnym przypadku dostęp administracyjny jest jednak niezbędny (np. do zmiany ustawień eksportu na poziomie bazy danych), zawsze wyjaśniane jest, do czego dokładnie jest potrzebny, zanim zostanie udostępniony.

Czy integracja obejmuje też szkolenie pracowników z obsługi systemu?

Zakres usługi koncentruje się na konfiguracji technicznej wymiany danych, ale po jej zakończeniu udzielane jest wyjaśnienie, jak wygląda przepływ danych i na co zwracać uwagę przy typowych błędach zgłoszeń w terenie – tak, aby osoba odpowiedzialna za kadry mogła samodzielnie rozpoznać, czy przyczyną rozbieżności jest błąd danych wejściowych, czy usterka techniczna wymagająca kolejnej interwencji.

Dlaczego rozbieżności w danych rosną z czasem, jeśli integracji brak

Bez integracji dane o czasie pracy w terenie i dane w ERP żyją własnym życiem – każda zmiana w grafiku, każda korekta zdarzenia w aplikacji mobilnej pracownika musi zostać ręcznie przeniesiona do systemu kadrowo-płacowego. Im większy zespół terenowy, tym więcej takich ręcznych korekt i tym większe ryzyko, że któraś z nich zostanie pominięta albo wprowadzona z opóźnieniem, co odbija się na naliczeniu wynagrodzeń i nadgodzin. Zautomatyzowana integracja nie eliminuje potrzeby weryfikacji danych, ale ogranicza liczbę miejsc, w których błąd może się pojawić – dane wpisywane są raz, u źródła, a dalej przemieszczają się automatycznie według ustalonego harmonogramu.

22 378 48 09

Integracja ERP z systemem zarządzania czasem pracy w terenie