Firmy rozliczające się z kontrahentami zagranicznymi potrzebują w Sage Symfonia poprawnej konfiguracji rozliczeń walutowych.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje skonfigurowanie w Sage Symfonia obsługi rozliczeń walutowych wraz z automatycznym naliczaniem różnic kursowych.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm korzystających z Sage Symfonia, które rozliczają się z kontrahentami w walutach obcych.

Ile to trwa

Konfiguracja rozliczeń walutowych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Warianty rozliczeń walutowych w Sage Symfonia

Konfiguracja rozliczeń walutowych nie wygląda tak samo w każdej firmie, ponieważ zależy od tego, w jaki sposób dana firma prowadzi księgowość i z jakich modułów Sage Symfonia korzysta. Najprostszy wariant to obsługa pojedynczej waluty obcej (najczęściej euro lub dolara amerykańskiego) na kontach rozrachunkowych z kontrahentami zagranicznymi, gdzie różnice kursowe naliczane są wyłącznie przy zapłacie faktury. Bardziej rozbudowany wariant obejmuje jednoczesną obsługę kilku walut na tych samych kontach, co wymaga innego podejścia do słowników kursów walut i tabel kursowych używanych przy przeliczeniach. Osobnym przypadkiem jest konfiguracja rozliczeń walutowych połączona z modułem magazynowym, gdzie wartość towarów przyjmowanych z importu musi być przeliczana po kursie z dnia odprawy celnej lub z dnia wystawienia dokumentu magazynowego, a nie z dnia księgowania faktury. W firmach korzystających z modułu kadrowo-płacowego zdarza się też potrzeba rozliczania w walucie obcej wynagrodzeń oddelegowanych pracowników — to kolejny, odrębny wariant konfiguracji, wymagający innych ustawień niż standardowe rozrachunki handlowe. Rozpoznanie, z którym wariantem ma się do czynienia w danej firmie, jest pierwszym krokiem przed przystąpieniem do właściwej konfiguracji.

Błędy przy samodzielnej konfiguracji

Część firm próbuje samodzielnie skonfigurować rozliczenia walutowe w Sage Symfonia, opierając się na ogólnej dokumentacji programu lub na ustawieniach skopiowanych z innej firmy. Najczęstszym błędem jest ręczne wprowadzanie kursów walut zamiast podpięcia automatycznego źródła kursów (np. tabeli kursów średnich NBP), co po pewnym czasie prowadzi do rozbieżności między zapisami księgowymi a rzeczywistymi kursami z dnia operacji. Kolejny częsty problem to błędne przypisanie konta różnic kursowych dodatnich i ujemnych — w efekcie różnice księgowane są na tym samym koncie co przychody lub koszty operacyjne, co zniekształca wynik finansowy i utrudnia jego późniejszą korektę. Zdarza się też, że użytkownicy zmieniają ustawienia typu waluty na już istniejących kontach rozrachunkowych, na których są zaksięgowane wcześniejsze dokumenty — taka zmiana może zablokować możliwość rozliczenia starych faktur walutowych z nowymi wpłatami. Innym typowym błędem jest pominięcie konfiguracji różnic kursowych dla rozrachunków nierozliczonych na koniec roku, przez co bilans zamknięcia roku nie odzwierciedla rzeczywistej wyceny należności i zobowiązań walutowych. Samodzielna próba naprawy takich błędów bywa czasochłonna, ponieważ wymaga cofnięcia części zapisów księgowych i ponownego ich przeliczenia po poprawnej konfiguracji.

Dodatkowe pytania klientów

Czy konfiguracja rozliczeń walutowych wymaga przerwy w pracy programu?

Nie, konfiguracja odbywa się bez konieczności zatrzymywania pracy w Sage Symfonia na dłuższy czas — zmiany w słownikach walut, kontach rozrachunkowych i ustawieniach kursów wprowadzane są w sposób, który pozwala na dokończenie bieżących operacji księgowych.

Czy trzeba przekazywać dostęp do pełnej bazy księgowej firmy?

Domyślnie nie jest to konieczne — konfiguracja dotyczy ustawień słowników walut, kont rozrachunkowych i schematów księgowania różnic kursowych, a nie treści poszczególnych dokumentów księgowych. Jeśli w konkretnym przypadku dostęp do szerszego zakresu danych okazałby się niezbędny, powód każdorazowo jest wyjaśniany przed przystąpieniem do prac.

Czy konfiguracja obejmuje też przeliczanie VAT od faktur walutowych?

Tak, poprawna konfiguracja uwzględnia zasady przeliczania podstawy opodatkowania VAT z faktur wystawionych w walucie obcej na złote, zgodnie z regułami stosowanymi w danej firmie do ustalania kursu przeliczeniowego.

Co się dzieje z fakturami walutowymi wystawionymi przed konfiguracją?

Faktury wystawione przed zmianą konfiguracji pozostają rozliczane według ustawień, które obowiązywały w momencie ich księgowania. W ramach usługi sprawdzane jest, czy takie dokumenty da się poprawnie dokończyć rozliczać po wprowadzeniu nowej konfiguracji, bez ryzyka podwójnego naliczenia różnic kursowych.

Czy usługa obejmuje też szkolenie osoby odpowiedzialnej za księgowość?

Tak, po zakończeniu konfiguracji omawiany jest sposób działania nowych ustawień na przykładzie rzeczywistych dokumentów firmy, tak aby osoba prowadząca księgowość rozumiała, w którym miejscu programu Sage Symfonia znajdują się poszczególne ustawienia walutowe.

Kiedy to nie jest problem konfiguracji walutowej

Nie każdy problem z rozliczeniami w obcej walucie wynika z błędnej konfiguracji Sage Symfonia. Jeśli różnice kursowe pojawiają się sporadycznie i w niewielkich kwotach, a ich wysokość odpowiada rzeczywistym wahaniom kursu między dniem wystawienia faktury a dniem zapłaty, jest to normalne działanie mechanizmu rozliczeń walutowych, a nie usterka wymagająca ingerencji. Podobnie, gdy rozbieżności dotyczą tylko pojedynczych dokumentów wprowadzonych ręcznie z pominięciem standardowej ścieżki księgowania (np. przez import z innego systemu), przyczyną bywa błąd w danych źródłowych importu, a nie ustawienia samego programu. Osobną kategorią są sytuacje, w których firma zmieniła zasady rachunkowości dotyczące wyceny bilansowej należności i zobowiązań walutowych (np. z kursu z dnia poprzedzającego operację na kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego) — to decyzja księgowa, a nie problem techniczny do naprawienia w konfiguracji programu. Jeżeli natomiast różnice kursowe księgują się na niewłaściwe konta, nie naliczają się wcale mimo zapłaty po innym kursie niż na fakturze, albo rozrachunki walutowe w ogóle nie dają się rozliczyć — to już są objawy wskazujące na rzeczywisty problem z konfiguracją, którym warto się zająć.

Integracja rozliczeń walutowych z innymi obszarami Sage Symfonia

Konfiguracja rozliczeń walutowych rzadko dotyczy wyłącznie modułu księgowego w oderwaniu od reszty systemu. W firmach handlowych korzystających jednocześnie z modułu Handel i modułu Finanse i Księgowość ważne jest, aby sposób przeliczania wartości na dokumentach sprzedaży i zakupu w Handlu był spójny z ustawieniami kont walutowych w księgowości — inaczej przy imporcie dokumentów pomiędzy modułami pojawiają się rozbieżności wymagające ręcznej korekty. Podobna zależność dotyczy modułu kadrowo-płacowego, jeśli firma rozlicza w walucie obcej należności wobec zagranicznych zleceniobiorców lub kontrahentów świadczących usługi — ustawienia kursu przeliczeniowego powinny być tam zgodne z regułami przyjętymi dla rozrachunków handlowych, żeby raporty zbiorcze (np. zestawienia zobowiązań w podziale na waluty) pokazywały spójne liczby. Osobną kwestią jest współpraca z modułem środków trwałych w firmach, które nabywają maszyny lub urządzenia w imporcie — wartość początkowa środka trwałego bywa ustalana na podstawie kursu z dnia odprawy celnej, co wymaga, aby konfiguracja walutowa uwzględniała także tę część ewidencji, a nie tylko bieżące rozrachunki z dostawcami. W praktyce oznacza to, że konfiguracja rozliczeń walutowych obejmuje przegląd powiązań między modułami, a nie tylko ustawienie pojedynczego słownika kursów w jednym miejscu programu.

Co warto przygotować przed rozpoczęciem prac

Sprawne przeprowadzenie konfiguracji rozliczeń walutowych w Sage Symfonia ułatwia wcześniejsze przygotowanie kilku informacji po stronie firmy. Przydatne jest ustalenie, w jakich walutach obcych firma faktycznie wystawia i otrzymuje faktury — jeśli w praktyce pojawia się więcej walut niż te, które są aktualnie skonfigurowane w programie, warto to zgłosić od razu, żeby uniknąć powtarzania części prac za kilka miesięcy. Warto też mieć jasność co do zasady ustalania kursu przeliczeniowego stosowanej w firmie (np. kurs średni NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury albo kurs własny banku, z którego firma korzysta) — ta zasada powinna wynikać z przyjętej polityki rachunkowości, a konfiguracja programu ją odwzorowuje, a nie ustala od nowa. Pomocne bywa również wskazanie, czy firma prowadzi rozliczenia w euro, dolarach czy innych walutach jednocześnie z kontrahentami krajowymi rozliczanymi w złotych na tych samych kontach rozrachunkowych, ponieważ wpływa to na sposób zakładania kont w planie kont. Osoby odpowiedzialne za księgowość nie muszą przygotowywać tych informacji w formie żadnego formalnego dokumentu — wystarczy, że są w stanie je krótko opisać na początku prac, co pozwala uniknąć nieporozumień przy późniejszym rozliczaniu faktur walutowych.

Podsumowanie

Poprawna konfiguracja rozliczeń walutowych w Sage Symfonia decyduje o tym, czy różnice kursowe i podstawa VAT z faktur zagranicznych liczą się automatycznie i zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami rachunkowości, czy trzeba je co miesiąc korygować ręcznie.

22 378 48 09

Sage Symfonia — konfiguracja rozliczeń walutowych