Procedura postępowania przy zwolnieniu pracownika mającego dostęp do AI

Odejście pracownika z firmy powinno wiązać się z odebraniem mu dostępu nie tylko do standardowych systemów, ale też do wykorzystywanych narzędzi AI.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przygotowanie procedury odbierania dostępu do narzędzi AI przy zakończeniu współpracy z pracownikiem, wraz z listą kroków do wykonania.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm, w których pracownicy mają dostęp do narzędzi AI, a które nie mają jeszcze jasnej procedury odbierania tego dostępu.

Ile to trwa

Przygotowanie procedury mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Dlaczego tradycyjny offboarding pomija narzędzia sztucznej inteligencji

Standardowy proces wygaszania uprawnień pracownika (ang. offboarding) w większości przedsiębiorstw koncentruje się na podstawowych zasobach infrastruktury informatycznej. Zwykle obejmuje on blokadę konta domenowego w usłudze Active Directory lub Microsoft Entra ID (chmurowym systemie zarządzania tożsamością), odcięcie dostępu do firmowej skrzynki pocztowej, zablokowanie konta w systemie ERP (oprogramowaniu do planowania zasobów przedsiębiorstwa, takim jak InsERT nexo, Comarch ERP Optima czy WAPRO ERP) oraz wycofanie uprawnień do połączeń przez VPN (wirtualną sieć prywatną).

Narzędzia oparte na generatywnej sztucznej inteligencji funkcjonują jednak bardzo często poza bezpośrednim nadzorem administratorów sieci, tworząc zjawisko określane jako Shadow AI (wykorzystywanie narzędzi sztucznej inteligencji przez pracowników bez formalnej wiedzy i zgody działu IT). Pracownicy rejestrują konta w zewnętrznych serwisach, takich jak OpenAI ChatGPT, Anthropic Claude, Perplexity czy Midjourney, logując się służbowym adresem e-mail, kontem społecznościowym lub adresem prywatnym.

Nawet przy oficjalnym wdrożeniu rozwiązań sztucznej inteligencji w organizacji, uprawnienia bywają rozproszone pomiędzy panelami administracyjnymi, zewnętrznymi platformami deweloperskimi oraz wtyczkami instalowanymi lokalnie na stacjach roboczych. Zwykłe zablokowanie firmowego adresu pocztowego nie unieważnia automatycznie aktywnych sesji w aplikacjach webowych i mobilnych, co stwarza ryzyko dalszego, nieautoryzowanego wglądu w poufne dane biznesowe, bazy klientów, historię zapytań oraz wygenerowane kody źródłowe.

Kluczowe obszary i warianty dostępów podlegające weryfikacji

Konta zespołowe i subskrypcje korporacyjne

W przypadku wdrożonych oficjalnie subskrypcji zespołowych (takich jak ChatGPT Team, ChatGPT Enterprise, Claude for Work, Microsoft 365 Copilot czy Google Workspace z Gemini) konieczne jest natychmiastowe zablokowanie lub usunięcie konta użytkownika w panelu administracyjnym danej usługi.

Szczególną uwagę należy zwrócić na role administracyjne w przestrzeniach roboczych (ang. workspaces). Jeżeli odchodzący pracownik był jedynym administratorem lub właścicielem (ang. Owner) konta zespołowego, zablokowanie jego adresu e-mail bez wcześniejszego przekazania uprawnień nadrzędnych może zablokować zarządzanie całą subskrypcją dla pozostałych członków zespołu. Procedura przewiduje bezpieczne przekazanie roli właściciela innemu wyznaczonemu pracownikowi oraz migrację współdzielonych projektów i szablonów zapytań (ang. prompt templates).

Klucze programistyczne (API keys) i integracje systemowe

Poważnym zagrożeniem bezpieczeństwa są klucze interfejsu programistycznego (ang. API – Application Programming Interface), generowane na platformach takich jak OpenAI Platform, Anthropic Console, Google Cloud Vertex AI czy AWS Bedrock. Programiści, analitycy oraz integratorzy systemów nierzadko generują klucze API na swoich profilach użytkowników, a następnie implementują je w skryptach automatyzacji, aplikacjach pomocniczych, integracjach z bazami SQL lub botach firmowych.

Samo zablokowanie konta użytkownika w portalu nie zawsze natychmiast unieważnia wygenerowane przez niego klucze API powiązane z organizacją. Procedura obejmuje pełną inwentaryzację wszystkich aktywnych tokenów, ich bezwzględne unieważnienie (ang. revocation) oraz zastąpienie nowymi poświadczeniami generowanymi z poziomu kont funkcyjnych (ang. service accounts), co uniezależnia działanie infrastruktury od tożsamości pojedynczych pracowników.

Dedykowani asystenci, bazy wiedzy i architektury RAG

Współczesne platformy sztucznej inteligencji umożliwiają użytkownikom tworzenie własnych wersji asystentów (takich jak Custom GPTs w ChatGPT lub Projects w Claude), do których wgrywane są pliki referencyjne. Pracownicy często umieszczają w nich wewnętrzne instrukcje, wyciągi z baz danych, regulaminy, dokumentację techniczną oraz wzory umów.

Procedura offboardingu weryfikuje status każdego asystenta utworzonego przez pracownika. Sprawdza się, czy asystent nie został przypadkowo udostępniony publicznie za pośrednictwem bezpośredniego odnośnika URL, wykonuje się kopię zapasową wgranych materiałów, a następnie przenosi się uprawnienia do bota lub trwale usuwa go z platformy. W przypadku rozwiązań opartych na architekturze RAG (ang. Retrieval-Augmented Generation – generowanie odpowiedzi zasilane wyszukiwaniem w zewnętrznej bazie wiedzy) odcina się uprawnienia pracownika do repozytorium wektorowego (np. ChromaDB, Pinecone, FAISS).

Narzędzia wspomagania programowania (Coding Assistants)

W strukturach deweloperskich kluczowym elementem jest odebranie uprawnień do asystentów kodu, takich jak GitHub Copilot, Cursor, Tabnine czy AWS CodeWhisperer. Narzędzia te są głęboko zintegrowane ze środowiskami programistycznymi (ang. IDE – Integrated Development Environment, np. Visual Studio Code, IntelliJ IDEA).

Odebranie licencji na poziomie organizacji w portalu zarządzającym musi zostać połączone z wymuszeniem wylogowania ze środowiska programistycznego na komputerze oraz wyczyszczeniem lokalnej pamięci podręcznej, w której asystenty AI przechowują indeksy analizowanych repozytoriów kodu źródłowego.

Lokalne modele językowe i środowiska uruchomieniowe

Część zaawansowanych pracowników uruchamia modele sztucznej inteligencji bezpośrednio na lokalnych stacjach roboczych lub laptopach firmowych, korzystając ze środowisk takich jak Ollama, LM Studio czy Text Generation WebUI. Rozwiązania te przetwarzają dane lokalnie bez konieczności łączności z chmurą.

Podczas zdawania sprzętu procedura obejmuje audyt dysków pod kątem obecności skryptów, lokalnych baz wektorowych oraz kontenerów z modelami, które mogły posłużyć do przetwarzania wrażliwych danych firmowych, a następnie ich bezpieczną archiwizację i usunięcie.

Szczegółowa lista kroków procedury wygaszania uprawnień

Krok 1: Identyfikacja tożsamości i powiązań kont

Pierwszym krokiem jest sporządzenie wykazu wszystkich adresów e-mail (w tym aliasów pocztowych oraz deklarowanych prywatnych kont używanych w pracy), numerów telefonów wykorzystywanych do uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) oraz kont w systemach pojedynczego logowania (ang. SSO – Single Sign-On). Ustala się, do jakich usług chmurowych pracownik logował się przy użyciu firmowych poświadczeń OAuth lub SAML (standardów bezpiecznej wymiany tożsamości cyfrowej).

Krok 2: Natychmiastowe unieważnienie sesji i tokenów dostępowych

Zmiana hasła do konta pocztowego nie przerywa automatycznie aktywnych połączeń w aplikacjach webowych i mobilnych, jeśli aktywny pozostaje token sesyjny. Procedura wymusza wykonanie operacji natychmiastowego wylogowania ze wszystkich zarejestrowanych urządzeń (ang. revoke active sessions / sign out everywhere) w centralnym panelu tożsamości oraz bezpośrednio w panelach platform AI. Unieważniane są także tokeny odświeżające (ang. refresh tokens) dla powiązanych aplikacji zewnętrznych.

Krok 3: Zabezpieczenie danych, historii zapytań i transfer zasobów

Przed bezpowrotnym usunięciem konta użytkownika administrator wykonuje kopię zapasową istotnych konwersacji, bibliotek promptów oraz wygenerowanych materiałów, które stanowią własność intelektualną przedsiębiorstwa. Następuje formalne przekazanie praw własności do projektów i asystentów nowemu opiekunowi lub bezpośredniemu przełożonemu.

Krok 4: Audyt i rotacja poświadczeń programistycznych

Weryfikacji podlegają wszystkie aktywne klucze API wygenerowane w ramach kont powiązanych z odchodzącym pracownikiem. Klucze personalne są unieważniane, a w systemach produkcyjnych zastępuje się je nowymi poświadczeniami powiązanymi z kontami funkcyjnymi, co pozwala zachować pełną ciągłość działania procesów biznesowych i integracji ERP.

Krok 5: Wycofanie metod płatności i weryfikacja rozliczeń

Sprawdza się, czy do konta pracownika nie były podpięte firmowe karty płatnicze (zarówno fizyczne, jak i karty wirtualne). W przypadku wykrycia subskrypcji opłacanych ze środków firmy, karta zostaje odpięta od profilu, a subskrypcja przeniesiona do centralnego profilu bilingowego organizacji.

Krok 6: Czyszczenie i audyt urządzeń końcowych

Po zwrocie służbowego laptopa lub stacji roboczej przeprowadzany jest audyt zawartości urządzenia. Usuwa się pamięć podręczną przeglądarek internetowych, zapisane tokeny dostępowe, wtyczki AI (rozszerzenia do przeglądarek Chrome, Edge, Firefox) oraz pliki konfiguracyjne z katalogów użytkownika (np. ukryte pliki środowiskowe zawierające poświadczenia dostępowe).

Najczęstsze błędy popełniane przy samodzielnym odbieraniu dostępów AI

Ograniczenie się wyłącznie do blokady konta e-mail: Wiele serwisów AI umożliwia kontynuowanie pracy w aktywnej sesji przeglądarkowej lub aplikacji mobilnej na telefonie przez wiele dni po zablokowaniu skrzynki pocztowej, dopóki administrator nie wymusi unieważnienia tokenów autoryzacyjnych.
Pozostawienie aktywnych kluczy API w środowiskach roboczych: Samo zablokowanie logowania do panelu webowego nie wyłącza wygenerowanych wcześniej kluczy API przypisanych do organizacji. Umożliwia to dalsze generowanie zapytań na koszt firmy oraz dostęp do powiązanych zasobów.
Utrata dostępu do firmowych asystentów i szablonów: Skasowanie konta pracownika bez uprzedniego przekazania uprawnień właściciela prowadzi do bezpowrotnego usunięcia wypracowanych przez zespół promptów, baz wiedzy oraz konfiguracji asystentów.
Ignorowanie wtyczek i rozszerzeń do przeglądarek: Rozszerzenia AI instalowane w przeglądarkach często przechowują własne tokeny autoryzacyjne w pamięci lokalnej, co umożliwia dostęp do danych nawet po zmianie głównego hasła do konta.
Brak kontroli nad urządzeniami w modelu pracy hybrydowej: Korzystanie ze służbowych narzędzi AI na prywatnych smartfonach lub komputerach domowych (ang. BYOD – Bring Your Own Device) sprawia, że bez wdrożonych procedur wylogowania sesji historia zapytań i poufne pliki pozostają na prywatnych dyskach byłych pracowników.

Kiedy to nie jest wyłącznie kwestia procedury IT

Opracowanie technicznej ścieżki wygaszania uprawnień jest kluczowym elementem ochrony firmy, jednak w określonych sytuacjach problem wymaga szerszych działań organizacyjnych:

Kwestie formalno-prawne i umowy o poufności (NDA): Procedura techniczna odcina poświadczenia cyfrowe, ale nie zastępuje precyzyjnych zapisów w umowach o pracę i umowach o zachowaniu poufności (ang. NDA – Non-Disclosure Agreement). Zapisy te powinny wprost definiować historię promptów, bazy wiedzy oraz dane przetwarzane przez modele AI jako tajemnicę przedsiębiorstwa.
Potrzeba wdrożenia systemów ochrony przed wyciekiem danych (DLP): Jeżeli zachodzi podejrzenie, że pracownik przed odejściem masowo eksportował dane firmowe za pośrednictwem narzędzi AI, konieczne jest wdrożenie stałych systemów klasy DLP (ang. Data Loss Prevention – zapobieganie utracie danych) oraz monitorowania ruchu sieciowego na poziomie zapory sieciowej (ang. UTM/Firewall).
Brak centralnego systemu zarządzania tożsamością: Ręczne odbieranie uprawnień w kilkunastu niezależnych serwisach jest podatne na przeoczenia. W sytuacji dużego rozproszenia narzędzi rekomenduje się wdrożenie centralnego dostawcy tożsamości (ang. IdP – Identity Provider) obsługującego standard SSO, co pozwala na jednoczesne zablokowanie wszystkich powiązanych usług jednym działaniem administratora.

Pytania i odpowiedzi dotyczące procedury odbierania dostępu do AI

Co zrobić, gdy pracownik zarejestrował konto AI na prywatny adres e-mail, ale opłacał je firmową kartą?

W takim przypadku pierwszym krokiem jest natychmiastowe zablokowanie firmowej karty płatniczej w systemie bankowym lub wycofanie zgody na obciążenia cykliczne, co zatrzymuje ponoszenie kosztów przez firmę. Następnie, w trakcie zdawania stanowiska pracy, dokonuje się formalnego wyeksportowania stworzonych na potrzeby firmy materiałów (projektów, szablonów promptów i baz wiedzy) na centralne konto firmowe oraz trwałego usunięcia danych przedsiębiorstwa z prywatnego profilu użytkownika.

Czy zablokowanie konta w Microsoft 365 automatycznie odcina dostęp do Microsoft Copilot?

W przypadku usługi Microsoft 365 Copilot powiązanej bezpośrednio z kontem organizacji, zablokowanie logowania w usłudze Microsoft Entra ID oraz odebranie przypisanej licencji odcina dostęp do asystenta w aplikacjach biurowych (Word, Excel, Outlook, Teams). Należy jednak pamiętać o jednoczesnym unieważnieniu aktywnych tokenów odświeżających, aby wylogować sesje na wszystkich urządzeniach mobilnych.

W jaki sposób przeprowadzić rotację kluczy API bez zatrzymywania pracy systemów ERP i integracji?

Rotację poświadczeń wykonuje się metodą dwuetapową. Na platformie chmurowej generuje się nowy klucz API powiązany z dedykowanym kontem funkcyjnym (ang. service account), a nie z imiennym kontem pracownika. Nowy klucz wprowadza się do konfiguracji systemów ERP, skryptów automatyzacji oraz aplikacji bazodanowych, weryfikując poprawność ich działania. Dopiero po upewnieniu się, że integracje działają stabilnie, stary klucz personalny zostaje bezpowrotnie unieważniony.

Czy historia zapytań w narzędziach AI podlega ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa?

Tak. W historii konwersacji z modelami językowymi bardzo często znajdują się fragmenty kodów źródłowych, zapytania do baz danych, kalkulacje marżowe, analizy finansowe oraz korespondencja biznesowa wklejana przez pracownika w celu przygotowania podsumowań. Pozostawienie byłemu pracownikowi dostępu do konta z pełną historią takich interakcji stanowi bezpośrednie ryzyko ujawnienia wrażliwych informacji handlowych i operacyjnych.

Jak zweryfikować, czy na zdawanym laptopie nie pozostały lokalnie zainstalowane modele AI i skopiowane dane?

Podczas weryfikacji sprzętu przeprowadza się audyt dysku twardego pod kątem obecności lokalnych środowisk uruchomieniowych (takich jak Ollama czy dedykowane środowiska wirtualne Pythona), sprawdza się historię poleceń konsoli systemowej oraz zawartość lokalnych baz wektorowych. Przy standardowej procedurze przygotowania komputera dla kolejnej osoby zalecanym rozwiązaniem jest wykonanie pełnej kopii zapasowej danych służbowych, a następnie przeprowadzenie czystej instalacji systemu operacyjnego.

Wdrożenie ustrukturyzowanej procedury zarządzania dostępami AI

Przygotowanie i wdrożenie kompletnej procedury wygaszania uprawnień do narzędzi sztucznej inteligencji pozwala zabezpieczyć firmę przed lukami informatycznymi, których nie obejmuje standardowy proces zdawania stanowiska pracy. Unieważnienie rozproszonych kluczy API, zabezpieczenie zgromadzonych baz wiedzy i promptów oraz dokładny audyt stacji roboczych chronią przedsiębiorstwo przed niekontrolowanym wyciekiem informacji oraz nieautoryzowanym generowaniem kosztów.

Usługa opracowania i wdrożenia procedury dopasowanej do specyfiki środowiska informatycznego firmy realizowana jest z bezpłatnym dojazdem do siedziby klienta na terenie Warszawy oraz 7 okolicznych powiatów (grodziski, legionowski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, warszawski zachodni, wołomiński). W przypadku konieczności przeprowadzenia audytu uprawnień lub zabezpieczenia infrastruktury IT, kontakt telefoniczny pod numerem 22 378 48 09 jest dostępny przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.

22 378 48 09