Bez jasno spisanych zasad pracownicy sami decydują, jak korzystać z AI w pracy — spisana polityka firmowa pozwala ujednolicić te zasady dla całego zespołu.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przygotowanie prostej, zrozumiałej polityki określającej zasady korzystania z AI w firmie — jakich narzędzi wolno używać, jakich danych nie wprowadzać oraz kogo pytać w razie wątpliwości.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla firm, w których kilku pracowników korzysta z AI bez jasno ustalonych, wspólnych zasad postępowania.

Ile to trwa

Przygotowanie polityki firmowej mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Dlaczego niesformalizowane korzystanie ze sztucznej inteligencji rodzi ryzyko biznesowe

Wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji (ang. Artificial Intelligence, programach naśladujących ludzkie procesy myślowe i analizę danych) w codziennej pracy staje się powszechne. Kiedy pracownicy korzystają z tych rozwiązań na własną rękę, w firmie pojawia się zjawisko określane jako zjawisko cienia informatycznego (ang. Shadow AI, czyli samowolne używanie zewnętrznych aplikacji bez wiedzy i zgody osób odpowiedzialnych za infrastrukturę techniczną). Brak jasnych wytycznych prowadzi do sytuacji, w której wrażliwe informacje przedsiębiorstwa opuszczają zabezpieczone środowisko komputerowe.

Podstawowym zagrożeniem jest wprowadzanie do publicznych generatorów tekstu danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa lub przepisami o ochronie danych osobowych (RODO, czyli unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osób fizycznych). Wklejenie do okna zapytania (tzw. promptu, czyli instrukcji tekstowej wprowadzanej przez użytkownika) treści umowy, bazy klientów, kalkulacji kosztorysowych czy fragmentu kodu źródłowego może skutkować przekazaniem tych informacji na zewnętrzne serwery. W przypadku darmowych wersji narzędzi dane te mogą zostać wykorzystane do dalszego trenowania modeli (procesu uczenia algorytmu na podstawie dostarczonych przez internautów przykładów), co stwarza bezpośrednie ryzyko ich ujawnienia osobom trzecim.

Kolejnym aspektem jest odpowiedzialność za błędy merytoryczne. Wielkie modele językowe (ang. LLM, zaawansowane sieci neuronowe przetwarzające język naturalny) generują odpowiedzi na podstawie prawdopodobieństwa wystąpienia słów, a nie faktycznego rozumienia faktów. Zjawisko to prowadzi do powstawania tzw. halucynacji (generowania fałszywych, zmyślonych informacji brzmiących bardzo wiarygodnie). Jeśli pracownik bezkrytycznie wykorzysta wygenerowaną treść w ofercie handlowej, opinii technicznej lub rozliczeniu, firma ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie powstałe z tego tytułu nieprawidłowości.

Kluczowe elementy skutecznego regulaminu korzystania z AI

Profesjonalnie przygotowany dokument regulujący zasady pracy z algorytmami powinien być zwięzły, zrozumiały dla każdego członka zespołu i pozbawiony zbędnego żargonu prawnego. Jego celem nie jest całkowite zablokowanie nowoczesnych technologii, lecz stworzenie bezpiecznych ram ich wykorzystania. W ramach usługi przygotowujemy zestaw reguł, który precyzyjnie definiuje standardy postępowania.

Do najważniejszych elementów wchodzących w skład tworzonej polityki należą:

Wykaz dozwolonych narzędzi informatycznych — jednoznaczna lista zaakceptowanych programów i platform, z podziałem na aplikacje dopuszczone do użytku ogólnego oraz narzędzia dedykowane dla wybranych stanowisk.
Klasyfikacja danych dozwolonych i zabronionych — jasny podział informacji firmowych. Zasady określają, które dane mają charakter jawny i mogą być przetwarzane przez algorytmy, a które stanowią dane poufne (np. numery PESEL, hasła, numery kont bankowych, loginy, strategie cenowe) i podlegają bezwzględnemu zakazowi wprowadzania do systemów zewnętrznych.
Procedury anonimizacji — instrukcja techniczna wyjaśniająca, jak usuwać dane identyfikujące (nazwy firm, nazwiska, adresy, wartości liczbowe) przed przesłaniem zapytania do generatora tekstu lub grafiki.
Zasada weryfikacji i ludzkiego nadzoru — reguła nakładająca na pracownika obowiązek sprawdzenia każdego wyniku pracy algorytmu przed jego publikacją, wysłaniem do kontrahenta lub wdrożeniem do systemów produkcyjnych.
Zasady oznaczania wytworzonych materiałów — wytyczne informujące, w jakich sytuacjach należy oznaczyć treść jako wygenerowaną lub współtworzoną przy pomocy narzędzi wspomagających.
Procedura zgłaszania nowych potrzeb — prosty schemat postępowania dla pracownika, który chce przetestować nowe oprogramowanie lub zgłosić zapotrzebowanie na zaawansowaną licencję biznesową.

Warianty wdrożenia zasad w strukturze przedsiębiorstwa

Każda organizacja charakteryzuje się inną specyfiką pracy oraz odmiennym poziomem przetwarzania danych wrażliwych. W zależności od profilu działalności firmy dobiera się odpowiedni model regulacji:

Wariant bezpieczny dla branż regulowanych — stosowany w podmiotach przetwarzających dane finansowe, medyczne lub prawne. W tym modelu wyklucza się korzystanie z publicznych, bezpłatnych serwisów internetowych. Dopuszcza się jedynie narzędzia działające wewnątrz zamkniętej infrastruktury (np. modele uruchamiane lokalnie na firmowych serwerach z systemem Linux lub Windows Server) oraz usługi chmurowe objęte umowami powierzenia przetwarzania danych gwarantującymi pełną poufność.

Wariant zrównoważony dla firm handlowych i usługowych — optymalny dla większości małych i średnich przedsiębiorstw. Zezwala na wykorzystanie narzędzi komercyjnych w wersjach biznesowych do przygotowywania szkiców korespondencji, tłumaczeń, tworzenia konspektów czy podsumowywania notatek ze spotkań. Wprowadza bezwzględny zakaz wprowadzania dokumentacji księgowej, danych z systemów ERP (zintegrowanych systemów do zarządzania przedsiębiorstwem) oraz informacji o transakcjach.

Wariant elastyczny dla zespołów technicznych i marketingowych — umożliwia wykorzystanie asystentów kodu źródłowego oraz generatorów materiałów graficznych, przy jednoczesnym zabezpieczeniu repozytoriów (serwerów przechowujących kod programistyczny) przed wyciekiem kluczy dostępowych, certyfikatów bezpieczeństwa oraz wrażliwych struktur baz danych.

Błędy popełniane przy samodzielnym tworzeniu zasad korzystania z AI

Próby samodzielnego uregulowania kwestii sztucznej inteligencji w przedsiębiorstwach często kończą się powstaniem dokumentów, które nie spełniają swojej roli w praktyce. Najczęściej spotykane błędy to:

Wprowadzenie całkowitego zakazu bez alternatywy — zakazanie korzystania ze wszystkich narzędzi z reguły prowadzi do tego, że pracownicy zaczynają używać ich potajemnie na własnych laptopach poza kontrolą firmowej sieci, co uniemożliwia monitorowanie bezpieczeństwa.
Kopiowanie ogólnych szablonów z internetu — pobranie uniwersalnego regulaminu niedostosowanego do faktycznie używanego oprogramowania biurowego i systemów operacyjnych sprawia, że zapisy pozostają martwym prawem, którego nikt nie przestrzega.
Brak konfiguracji technicznej — ograniczenie się wyłącznie do pisemnego regulaminu, bez jednoczesnego zablokowania ryzykownych domen w firmowym routerze lub bez wdrożenia odpowiednich zasad w przeglądarkach internetowych.
Korzystanie z prywatnych kont pracowników — zezwalanie na logowanie się do narzędzi za pomocą prywatnych adresów e-mail, co uniemożliwia odebranie dostępu po zakończeniu współpracy z daną osobą.
Niezrozumiały język dokumentu — tworzenie wielostronicowych, skomplikowanych opracowań, których pracownicy nie czytają, zamiast przejrzystej, jednostronicowej instrukcji operacyjnej.

Techniczne zabezpieczenie środowiska komputerowego

Samo spisanie zasad powinno być powiązane z odpowiednią konfiguracją sprzętu komputerowego i sieci lokalnej. Podczas realizacji usługi weryfikujemy stan infrastruktury technicznej i pomagamy wprowadzić mechanizmy wspierające przestrzeganie ustalonych reguł.

Działania techniczne mogą obejmować:

Wdrożenie filtrowania na poziomie serwerów DNS (systemu tłumaczącego nazwy domen internetowych na adresy numeryczne) lub zapór sieciowych (ang. firewall, urządzeń i programów filtrujących ruch w sieci), co pozwala zablokować dostęp do niebezpiecznych witryn podszywających się pod narzędzia sztucznej inteligencji.

Konfigurację profili użytkowników w systemach Windows przy użyciu zasad grup (ang. GPO, mechanizmu centralnego zarządzania ustawieniami komputerów w domenie Active Directory), co zapobiega instalacji nieautoryzowanych wtyczek do przeglądarek internetowych oraz niezatwierdzonych programów asystujących.

Wydzielenie bezpiecznych stacji roboczych do przetwarzania danych strategicznych, pozbawionych dostępu do zewnętrznych serwisów generatywnych, oraz zabezpieczenie serwerów bazodanowych przed nieautoryzowanym eksportem tabel do formatów tekstowych.

Na życzenie klienta przed przystąpieniem do prac zawierana jest bezpłatna umowa o zachowaniu poufności (NDA, ang. Non-Disclosure Agreement), która gwarantuje pełne bezpieczeństwo wszelkich informacji o strukturze sieci i procedurach wewnętrznych.

Często zadawane pytania

Czy pracownicy mogą korzystać z bezpłatnych wersji generatorów tekstu?

Darmowe wersje publicznych serwisów zazwyczaj posiadają regulaminy zezwalające dostawcy usługi na wykorzystywanie wprowadzanych treści do trenowania przyszłych modeli językowych. Oznacza to, że wpisany tekst może posłużyć jako materiał szkoleniowy. W bezpiecznej polityce firmowej zaleca się korzystanie wyłącznie z wersji płatnych z wyłączoną opcją zbierania danych lub z narzędzi uruchamianych we własnym środowisku serwerowym.

Jak sprawdzić, z jakich narzędzi AI korzysta obecnie zespół?

W ramach wstępnego rozeznania przeprowadzana jest krótka diagnoza środowiska pracy, obejmująca analizę zainstalowanych aplikacji, rozszerzeń przeglądarek oraz wywiad z kadrą zarządzającą i pracownikami. Pozwala to na zidentyfikowanie faktycznych potrzeb zespołu oraz wykrycie narzędzi używanych dotychczas bez formalnego nadzoru.

Czy wdrożenie polityki AI wymaga wymiany komputerów lub serwerów?

W większości przypadków usługa opiera się na istniejącej infrastrukturze sprzętowej. Laptopy, komputery stacjonarne oraz serwery pracujące pod kontrolą systemów Windows i Linux wymagają jedynie odpowiedniej konfiguracji programowej, dostosowania uprawnień użytkowników oraz aktualizacji polityk bezpieczeństwa.

Czym różni się polityka AI od ogólnego regulaminu pracy i bezpieczeństwa IT?

Polityka AI jest dokumentem celowym, który bezpośrednio odpowiada na specyficzne ryzyka związane z technologią generatywną — takie jak wprowadzanie promptów, prawa autorskie do wygenerowanych materiałów, kwestia halucynacji algorytmów oraz prawa do prywatności danych. Stanowi ona uzupełnienie ogólnych instrukcji bezpieczeństwa teleinformatycznego.

Kto ponosi odpowiedzialność prawną za materiały wytworzone przez sztuczną inteligencję?

Z punktu widzenia prawa odpowiedzialność za wszelkie treści, oferty, wyliczenia czy kod dostarczany klientom ponosi przedsiębiorstwo i pracownik podpisujący się pod danym dokumentem. Sztuczna inteligencja jest jedynie narzędziem wspomagającym, dlatego opracowana polityka kładzie nacisk na zasadę ludzkiej weryfikacji każdego wyniku.

Etapy tworzenia i wdrażania dokumentacji w firmie

Proces wdrożenia standardów bezpiecznego korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji przebiega w kilku uporządkowanych krokach:

Pierwszym krokiem jest bezpłatna diagnoza wstępna realizowana podczas bezpośredniej wizyty u klienta w siedzibie firmy na terenie Warszawy lub okolicznych powiatów. W trakcie spotkania zbierane są informacje o strukturze organizacyjnej, profilu działalności, rodzaju przetwarzanych danych oraz programach wykorzystywanych w codziennej pracy.

Drugim krokiem jest przygotowanie spersonalizowanego projektu polityki firmowej. Dokument zawiera zestaw jasnych reguł, listę zatwierdzonych rozwiązań technologicznych, schemat postępowania z danymi oraz wzór oświadczenia dla personelu potwierdzającego zapoznanie się z zasadami.

Trzecim krokiem jest omówienie przygotowanego dokumentu z osobami decyzyjnymi, wprowadzenie ewentualnych korekt dopasowanych do specyfiki przedsiębiorstwa oraz pomoc w technicznym wdrożeniu ograniczeń na stacjach roboczych i serwerach.

Czwartym krokiem jest przekazanie gotowej dokumentacji wraz z zaleceniami dotyczącymi cyklicznych przeglądów. Całość usługi objęta jest gwarancją do 12 miesięcy, co daje możliwość skonsultowania zmian w przypadku pojawienia się w firmie nowych programów lub narzędzi informatycznych.

Bezpieczne korzystanie ze sztucznej inteligencji w środowisku biurowym

Właściwie sformułowana polityka firmowa dotycząca korzystania ze sztucznej inteligencji pozwala wykorzystać potencjał nowoczesnych technologii bez narażania przedsiębiorstwa na wyciek poufnych danych, kary regulacyjne czy błędy w obsłudze kontrahentów. Jasne zasady dają pracownikom pewność, w jaki sposób mogą legalnie i bezpiecznie przyspieszać swoje codzienne obowiązki, a zarządowi zapewniają pełną kontrolę nad bezpieczeństwem firmowych informacji.

22 378 48 09

Polityka firmowa dotycząca korzystania z AI — jak ją stworzyć