Dane pracownicze — dokumentacja kadrowa, wyniki rekrutacji, oceny okresowe — należą do szczególnie wrażliwych, dlatego ich przetwarzanie przez AI wymaga dodatkowej rozwagi.

Na czym polega ta usługa

Usługa obejmuje przegląd sposobu, w jaki dane pracownicze mogłyby być przetwarzane przez narzędzia AI wykorzystywane w procesach kadrowych, oraz wskazanie zabezpieczeń ograniczających ryzyko ich niewłaściwego wykorzystania.

Dla kogo ma sens

Usługa jest przydatna dla działów kadr rozważających wykorzystanie AI w swoich procesach, które chcą zrobić to z poszanowaniem prywatności pracowników.

Ile to trwa

Przegląd bezpieczeństwa danych pracowniczych mieści się z reguły w standardowym czasie do 3 dni.

Warunki

Diagnoza wstępna i wycena są bezpłatne. Dojazd na terenie Warszawy i okolic jest bezpłatny, a usługa objęta jest gwarancją do 12 miesięcy.

Obszary przetwarzania informacji kadrowych przez narzędzia sztucznej inteligencji

Współczesne działy kadr i płac coraz częściej sięgają po algorytmy sztucznej inteligencji w celu automatyzacji powtarzalnych czynności biurowych. Wykorzystanie tych narzędzi wiąże się jednak z wprowadzaniem do systemów informatycznych danych o wysokim stopniu poufności. Do głównych obszarów, w których dochodzi do przetwarzania takich informacji, należą:

Selekcja i analiza aplikacji rekrutacyjnych: Wykorzystanie dużych modeli językowych (LLM – Large Language Model, czyli zaawansowanych algorytmów przetwarzających i generujących tekst) do wstępnej weryfikacji życiorysów zawodowych. Przesyłane pliki zawierają pełne dane identyfikacyjne, adresy zamieszkania, numery telefonów, historię zatrudnienia, a niekiedy również informacje szczególnej kategorii, takie jak stopień niepełnosprawności czy stan zdrowia.
Transkrypcja i podsumowywanie spotkań pracowniczych: Narzędzia typu STT (Speech-to-Text, czyli technologia automatycznej zamiany mowy na tekst) stosowane podczas rozmów kwalifikacyjnych, ocen okresowych oraz spotkań dyscyplinarnych. Wygenerowane notatki trafiają do systemów przetwarzania języka naturalnego w celu sporządzenia podsumowań, co tworzy ryzyko utrwalenia poufnych wypowiedzi na zewnętrznych serwerach.
Automatyzacja korespondencji i dokumentacji kadrowej: Generowanie projektów umów, aneksów, wypowiedzeń, wniosków urlopowych oraz odpowiedzi na zapytania pracowników przy pomocy chatbotów. Wprowadzanie do zapytań konkretnych imion, nazwisk, stawek wynagrodzeń lub numerów PESEL (Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności) stanowi bezpośrednie naruszenie zasad poufności.
Integracja asystentów z systemami kadrowo-płacowymi: Podłączanie wtyczek oraz modułów automatyzacji do środowisk takich jak Comarch ERP Optima, InsERT Gratyfikant GT/nexo, Sage Symfonia, RAKS SQL czy enova365. Błędy w konfiguracji interfejsów programistycznych (API – Application Programming Interface, czyli zestawu reguł umożliwiających wymianę danych między programami) mogą umożliwić algorytmom dostęp do pełnej bazy płacowej przedsiębiorstwa.

Wektory zagrożeń i mechanizmy wycieku danych pracowniczych

Niewłaściwa konfiguracja oprogramowania oraz brak świadomości technicznej personelu mogą prowadzić do niekontrolowanego rozprzestrzeniania się danych kadrowych. Do najważniejszych zagrożeń technicznych należą:

Uczenie modeli na wprowadzanych zapytaniach: Publiczne, bezpłatne wersje chatbotów standardowo wykorzystują wprowadzane informacje do dalszego trenowania swoich sieci neuronowych (model training, czyli proces optymalizacji parametrów modelu na podstawie nowych danych). Informacje wprowadzone przez pracownika działu kadr mogą zostać w przyszłości zreprodukowane w odpowiedziach generowanych dla innych użytkowników usługi na całym świecie.
Retencja danych w logach dostawcy: Wiele komercyjnych platform przechowuje pełną historię zapytań (log retention, czyli rejestrowanie i archiwizowanie zapytań użytkowników przez określony czas na serwerach zewnętrznych) w celach diagnostycznych i kontroli nadużyć, co oznacza fizyczne składowanie wrażliwych danych poza kontrolą firmy.
Nieprawidłowości w indeksowaniu zasobów lokalnych: Narzędzia klasy Copilot zintegrowane ze środowiskiem Microsoft 365 przeszukują wszystkie zasoby, do których dany użytkownik posiada uprawnienia. Jeśli uprawnienia w systemie plików NTFS (New Technology File System, czyli systemie plików stosowanym w Windows z kontrolą dostępu) lub udziałach sieciowych SMB (Server Message Block, protokole udostępniania plików w sieci lokalnej) były zbyt szerokie, asystent może ujawnić pliki płacowe nieuprawnionym pracownikom innych działów.
Ataki typu Prompt Injection: Złośliwe manipulacje tekstem (ukryte instrukcje w dokumentach PDF lub CV), które po wczytaniu przez model zmuszają go do zignorowania pierwotnych instrukcji bezpieczeństwa i przesłania zawartości pamięci podręcznej na zewnętrzny adres sieciowy.

Typowe błędy przy samodzielnym wdrażaniu narzędzi AI w dziale kadr

Wielu pracodawców próbuje doraźnie usprawniać pracę działu HR bez wcześniejszego przygotowania infrastruktury informatycznej, co prowadzi do powtarzalnych błędów organizacyjnych i sprzętowych:

Praca na darmowych kontach konsumenckich: Wykorzystywanie darmowych platform internetowych zamiast środowisk korporacyjnych, które oferują gwarancję niewykorzystywania danych do trenowania modeli oraz wyłączają rejestrowanie zapytań.
Brak anonimizacji przed wysłaniem zapytania: Wklejanie całych fragmentów dokumentów bez uprzedniej anonimizacji (trwałego usunięcia danych osobowych) lub pseudonimizacji (zastąpienia danych identyfikacyjnych losowymi identyfikatorami, na przykład „Pracownik A”).
Zaniedbanie formalnych umów powierzenia: Korzystanie z usług dostawców zewnętrznych bez zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA – Data Processing Agreement, dokumentu prawnego regulującego zasady i bezpieczeństwo przetwarzania danych przez podmiot trzeci).
Brak blokad na poziomie sieci firmowej: Pozostawienie pracownikom pełnej swobody w instalowaniu niezweryfikowanych rozszerzeń do przeglądarek internetowych oraz korzystaniu z dowolnych serwisów generatywnych (zjawisko tzw. Shadow IT, czyli nieautoryzowanego oprogramowania używanego w firmie bez nadzoru administratora sieci).
Przesyłanie całych baz danych do analizy statystycznej: Wgrywanie wyeksportowanych plików arkusza kalkulacyjnego zawierających kompletne zestawienia wynagrodzeń, numerów kont i adresów w celu stworzenia wykresów lub podsumowań.

Kiedy źródłem problemu nie jest samo oprogramowanie AI

W praktyce audytowej często okazuje się, że pojawienie się narzędzi sztucznej inteligencji jedynie uwidacznia luki w bezpieczeństwie, które istniały w firmowej infrastrukturze IT od dłuższego czasu. Do takich sytuacji należą:

Zbyt szerokie uprawnienia w usłudze Active Directory: Sytuacja, w której konta użytkowników w usłudze Active Directory (katalogowej bazie danych Microsoft zarządzającej tożsamościami i uprawnieniami w domenie Windows) mają przypisany dostęp do zasobów kadrowych, mimo że pracownicy nie pełnią funkcji związanych z HR.
Brak szyfrowania nośników danych na laptopach kadrowych: Przenośne komputery wykorzystywane przez specjalistów ds. kadr bez aktywnego szyfrowania dysków BitLocker (wbudowanego w system Windows mechanizmu szyfrowania partycji kluczem AES – Advanced Encryption Standard). W razie kradzieży lub zgubienia laptopa dane są dostępne bez znajomości hasła użytkownika.
Niezabezpieczone bazy danych serwerów kadrowo-płacowych: Bazy Microsoft SQL Server obsługujące programy takie jak InsERT Gratyfikant czy Comarch Optima pracujące z domyślnym, słabym hasłem administratora bazy lub bez wymuszonego szyfrowania połączeń TLS (Transport Layer Security, protokołu zapewniającego bezpieczną transmisję danych w sieci).
Brak segmentacji sieci lokalnej: Podłączenie komputerów działu kadr do tej samej podsieci, w której pracują komputery gości, drukarki sieciowe czy urządzenia magazynowe, bez odseparowania ich za pomocą wirtualnych sieci lokalnych (VLAN – Virtual Local Area Network, technologii dzielącej fizyczną sieć na odrębne, izolowane logicznie segmenty).

Zalecane zabezpieczenia techniczne i rozwiązania infrastrukturalne

W celu bezpiecznego korzystania z zalet automatyzacji w procesach kadrowych wdraża się wielowarstwowe mechanizmy ochronne na poziomie sprzętu, sieci oraz konfiguracji systemowej:

Wdrażanie lokalnych modeli językowych (On-Premise LLM): Uruchamianie zoptymalizowanych modeli sztucznej inteligencji bezpośrednio na firmowym serwerze lub dedykowanej stacji roboczej wyposażonej w odpowiednią pamięć operacyjną i procesory graficzne. W tym scenariuszu dane kadrowe nigdy nie opuszczają lokalnej sieci przedsiębiorstwa i nie są przesyłane przez publiczny internet.
Systemy zapobiegania wyciekom danych (DLP – Data Loss Prevention): Konfiguracja oprogramowania monitorującego ruch sieciowy i schowek systemowy na komputerach działu HR. System DLP automatycznie blokuje próby wklejenia numerów PESEL, numerów dowodów osobistych oraz danych kart płatniczych do formularzy w przeglądarkach internetowych.
Bramki filtrujące ruch do API (AI Gateway): Pośredniczące oprogramowanie serwerowe, które przed przekazaniem zapytania do bezpiecznego, komercyjnego interfejsu API automatycznie wykrywa i zamienia dane osobowe na znaczniki zastępcze, a po odebraniu odpowiedzi przywraca oryginalne wartości na lokalnym komputerze.
Polityki bezpieczeństwa w Microsoft 365 i systemach Windows: Precyzyjne zdefiniowanie etykiet poufności (Sensitivity Labels w usłudze Microsoft Purview) oraz reguł kontroli dostępu, co uniemożliwia asystentom korporacyjnym indeksowanie dokumentów oznaczonych jako poufne dane kadrowe.
Kontrola rozszerzeń przeglądarek i oprogramowania: Zablokowanie na poziomie zasad grupy (GPO – Group Policy Objects w środowisku Windows) możliwości instalowania niesprawdzonych wtyczek i programów przez użytkowników stacji roboczych.

Przebieg przeglądu bezpieczeństwa danych w środowisku kadrowym

Przegląd infrastruktury informatycznej i procedur przetwarzania danych realizowany jest bezpośrednio w siedzibie firmy klienta. Procedura obejmuje następujące kroki techniczne:

Weryfikacja formalna i podpisanie porozumienia o poufności: Przed przystąpieniem do jakichkolwiek prac na sprzęcie podpisywane jest bezpłatne porozumienie o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement), gwarantujące pełne bezpieczeństwo wszelkich informacji technicznych i organizacyjnych.
Inwentaryzacja stacji roboczych i używanego oprogramowania: Identyfikacja wszystkich aplikacji, wtyczek i serwisów sieciowych wykorzystywanych na komputerach stacjonarnych, laptopach i serwerach obsługujących dział kadr.
Audyt uprawnień sieciowych i konfiguracji dysków: Sprawdzenie uprawnień dostępu do folderów współdzielonych, weryfikacja zabezpieczeń baz danych programów kadrowo-płacowych oraz stanu szyfrowania nośników pamięci masowej.
Analiza ruchu sieciowego i punktów styku z internetem: Weryfikacja reguł na zaporze sieciowej (firewall) oraz sprawdzenie, które usługi zewnętrzne komunikują się z komputerami w dziale kadr.
Opracowanie zaleceń i wdrożenie konfiguracji ochronnych: Przygotowanie jasnego planu technicznego eliminującego zidentyfikowane luki, konfiguracja polityk blokowania wycieków oraz wdrożenie bezpiecznych kanałów integracji z narzędziami wspomagającymi pracę.

Najczęściej zadawane pytania

Czy darmowy chatbot internetowy może być bezpiecznie używany do redagowania ogłoszeń o pracę?

Tak, pod warunkiem że treść ogłoszenia nie zawiera poufnych danych firmy, nazwisk obecnych pracowników, specyficznych stawek powiązanych z konkretnymi stanowiskami ani wewnętrznych informacji organizacyjnych. Do redagowania ogólnych opisów wymagań i zakresu obowiązków publiczne narzędzia są bezpieczne, o ile pracownik nie wprowadza do nich danych pochodzących z wewnętrznych notatek działu kadr.

Czym różni się lokalny model AI od rozwiązania chmurowego w pracy działu kadr?

Lokalny model AI (uruchamiany na własnym serwerze lub stacji roboczej) działa w całości wewnątrz sieci firmowej, bez konieczności nawiązywania połączenia z serwerami zewnętrznych korporacji. Wszystkie analizowane pliki CV, notatki i bazy danych pozostają na dyskach twardych w firmie, co eliminuje ryzyko przechwycenia danych w transmisji internetowej lub ich wykorzystania do trenowania zewnętrznych modeli.

Czy do uruchomienia lokalnego modelu AI potrzebny jest całkowicie nowy serwer?

Nie zawsze. W wielu przypadkach do obsługi wyspecjalizowanych, skompresowanych modeli językowych wystarcza nowoczesna stacja robocza wyposażona w wydajny procesor wielordzeniowy, odpowiednią ilość pamięci RAM (Random Access Memory, pamięci operacyjnej) oraz dedykowaną kartę graficzną. Podczas przeglądu oceniamy możliwości istniejącego sprzętu komputerowego i wskazujemy najbardziej optymalne rozwiązanie.

Czy wdrożenie asystenta AI wymaga udostępnienia haseł administratora?

Domyślnie nie wymagamy podawania haseł użytkowników ani haseł administratora. Jeśli przeprowadzenie konkretnej konfiguracji systemowej lub instalacji usług wymaga uprawnień administracyjnych, czynności te mogą być wykonywane bezpośrednio w obecności wyznaczonego pracownika lub po wcześniejszym wyjaśnieniu celu i zakresu wprowadzanych zmian.

Jakie systemy kadrowo-płacowe podlegają weryfikacji podczas audytu?

Weryfikacja obejmuje środowiska oparte na systemach Windows i Linux oraz popularne programy kadrowo-płacowe i ERP (Enterprise Resource Planning, systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa), takie jak Comarch ERP Optima, InsERT Gratyfikant GT oraz nexo, Sage Symfonia, enova365, RAKS SQL, Płatnik ZUS, a także pakiety biurowe Microsoft 365 i Google Workspace.

Rzetelna ochrona informacji pracowniczych w środowisku informatycznym

Wdrożenie nowoczesnych narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pozwala na znaczące przyspieszenie procesów kadrowych, jednak musi odbywać się w sposób kontrolowany i bezpieczny dla prywatności pracowników. Prawidłowa konfiguracja uprawnień systemowych, zabezpieczenie stacji roboczych oraz wdrożenie bezpiecznych mechanizmów filtrowania zapytań zapobiegają niekontrolowanemu wyciekowi poufnych informacji poza strukturę przedsiębiorstwa.

Wszelkie prace audytowe i konfiguracyjne realizujemy bezpośrednio w siedzibie klienta z dojazdem na terenie Warszawy oraz okolicznych powiatów. Przed rozpoczęciem analizy podpisywane jest bezpłatne porozumienie o zachowaniu poufności (NDA). Usługi objęte są gwarancją do 12 miesięcy, a po zakończeniu prac zapewniamy wsparcie techniczne do 30 dni. Do każdego zlecenia wystawiana jest standardowa faktura bez podatku VAT.

22 378 48 09

Bezpieczeństwo danych pracowniczych przy korzystaniu z AI w HR