Zanim firma zdecyduje się na stałą współpracę z serwisem, warto wiedzieć, w jakim stanie faktycznie jest jej środowisko IT — dlatego wstępny przegląd wykonywany jest bezpłatnie, bez zobowiązań.

Objaw

Ta usługa adresowana jest do firm rozważających rozpoczęcie stałej obsługi informatycznej, ale niepewnych, czego właściwie potrzebują — czy problemem jest przestarzały sprzęt, brak zabezpieczeń, chaos w dokumentacji, czy wszystko naraz.

Możliwe przyczyny

Zamiast usterki, ten punkt opisuje typowe powody sięgnięcia po wstępny audyt: firma rozwija się i nikt już nie ogarnia całego środowiska IT samodzielnie, poprzedni informatyk odszedł bez przekazania dokumentacji, albo właściciel po prostu chce wiedzieć, na czym stoi, zanim podejmie decyzję o współpracy.

Co robimy

Wstępny przegląd obejmuje spis posiadanego sprzętu i jego stanu technicznego, sprawdzenie podstawowych zabezpieczeń — haseł, aktualizacji, kopii zapasowych — oraz ocenę, czy obecna infrastruktura sieciowa i serwerowa nadąża za potrzebami firmy. Wynikiem jest jasna informacja, gdzie leżą największe ryzyka i co warto poprawić w pierwszej kolejności, bez naciskania na konkretną, kosztowną ofertę.

Ile to trwa

Wstępny przegląd środowiska to zwykle jedna, maksymalnie dwie wizyty, w zależności od wielkości firmy i liczby sprawdzanych systemów.

Co można zrobić samemu, zanim przyjedzie serwisant

Warto przygotować ogólne informacje o firmie — liczbę stanowisk, używane programy, czy istnieje jakikolwiek serwer lub system kopii zapasowych — to przyspiesza sam przegląd.

Czego nie robić: nie warto traktować wstępnego przeglądu jako formalności do odhaczenia — jego sens polega na szczerej rozmowie o realnym stanie środowiska, nawet jeśli obraz nie jest idealny.

Warunki

Wstępny przegląd środowiska przed rozpoczęciem współpracy jest bezpłatny, na tej samej zasadzie co darmowa diagnoza laptopa. Pełny audyt bezpieczeństwa z raportem to już usługa płatna, wyceniana indywidualnie.

Warianty wstępnego przeglądu

Zakres wstępnego przeglądu zależy od tego, z jakiego punktu startuje dana firma. Najprostszy wariant dotyczy małych zespołów, które pracują na kilku laptopach i komputerach stacjonarnych bez własnego serwera — tu przegląd sprowadza się głównie do oceny stanu sprzętu, aktualności systemów i sposobu wykonywania kopii zapasowych. Inaczej wygląda to w firmach, które mają lokalny serwer, NAS (sieciowy dysk do przechowywania i udostępniania danych) albo domenę Active Directory — wtedy dochodzi sprawdzenie konfiguracji sieci, uprawnień użytkowników i tego, czy infrastruktura serwerowa nie stanowi wąskiego gardła dla dalszego rozwoju firmy. Osobny, dość częsty przypadek to firma po odejściu poprzedniego informatyka lub firmy zewnętrznej — bez przekazanej dokumentacji, haseł administracyjnych i wiedzy o tym, co właściwie zostało skonfigurowane. W takiej sytuacji przegląd zaczyna się od odtworzenia podstawowego obrazu środowiska, zanim w ogóle można ocenić jego stan.

Co dodatkowo sprawdzamy w większych środowiskach

W firmach z więcej niż kilkunastoma stanowiskami przegląd obejmuje też elementy, które przy mniejszej skali nie mają większego znaczenia. Sprawdzana jest obecność i aktualność oprogramowania księgowo-magazynowego lub ERP (systemu zarządzania zasobami firmy) — czy działa stabilnie, czy nie generuje błędów przy synchronizacji z innymi systemami, na przykład z platformami sprzedażowymi. Weryfikowany jest też sposób pracy z pocztą i dokumentami firmowymi — czy dane są rozproszone na lokalnych dyskach poszczególnych stanowisk, czy zebrane w jednym, kontrolowanym miejscu. Środowisko oparte na Windows i Linux jest obsługiwane w pełnym zakresie, w tym systemy serwerowe i macierze NAS; sprzęt Apple i Microsoft Surface pozostaje poza zakresem usługi, o czym firma jest informowana od razu, jeśli taki sprzęt się w niej pojawia.

Błędy, które utrudniają audyt

Część firm, chcąc dobrze wypaść podczas przeglądu, przygotowuje się do niego tak, jakby to był egzamin — porządkuje tylko to, co widać na pierwszy rzut oka, i pomija zgłoszenie realnych problemów. To działa na niekorzyść samej firmy, bo wstępny przegląd ma sens tylko wtedy, gdy pokazuje rzeczywisty stan środowiska, a nie jego wersję odświętną. Drugim częstym błędem jest brak dostępu do kluczowych kont i urządzeń w dniu wizyty — jeśli nikt nie potrafi zalogować się do routera, serwera czy panelu administracyjnego poczty firmowej, przegląd tych elementów trzeba przełożyć na kolejny termin. Zdarza się też, że firma zataja fakt korzystania z nieautoryzowanego, prowizorycznie skonfigurowanego oprogramowania — obawiając się krytyki — co później i tak wychodzi na jaw, tylko na etapie właściwej współpracy, kiedy naprawa błędów jest już trudniejsza i bardziej czasochłonna.

Dodatkowe pytania klientów

Czy udział w przeglądzie zobowiązuje do podpisania umowy o stałą obsługę?

Nie. Wstępny przegląd jest etapem informacyjnym — firma otrzymuje opis stanu środowiska i rekomendacje, a decyzję o dalszej współpracy podejmuje samodzielnie, bez presji czasowej ani żadnych zobowiązań wynikających z samego faktu skorzystania z przeglądu.

Czy trzeba udostępnić hasła administratora do systemów firmowych?

Domyślnie hasła nie są wymagane — w wielu przypadkach ocena stanu sprzętu, aktualizacji i zabezpieczeń jest możliwa bez pełnego dostępu administracyjnego. Jeśli konkretny element przeglądu rzeczywiście tego wymaga, potrzeba i cel są wyjaśniane na miejscu, zanim padnie prośba o dane dostępowe.

Co dzieje się z informacjami zebranymi podczas przeglądu, jeśli firma nie zdecyduje się na współpracę?

Na życzenie firmy przed rozpoczęciem przeglądu można podpisać umowę o zachowaniu poufności (NDA), która obejmuje wszystkie informacje uzyskane podczas oceny środowiska, niezależnie od tego, czy współpraca zostanie potem nawiązana.

Czy przegląd obejmuje tylko laptopy, czy też komputery stacjonarne i serwery?

Przegląd obejmuje cały sprzęt komputerowy używany w firmie — laptopy, komputery stacjonarne, stacje robocze, ewentualne serwery i macierze NAS. Monitory, tablety i drukarki są uwzględniane w ograniczonym zakresie, głównie pod kątem poprawności podłączenia i konfiguracji, a nie napraw sprzętowych.

Czy przegląd obejmuje też telefony służbowe?

Nie. Telefony i inne urządzenia mobilne pozostają poza zakresem tej usługi — przegląd dotyczy wyłącznie komputerów, stacji roboczych oraz infrastruktury sieciowej i serwerowej.

Kiedy wstępny przegląd to za mało

Wstępny przegląd jest punktem wyjścia, a nie zamiennikiem pełnego audytu bezpieczeństwa. Jeśli firma potrzebuje formalnego raportu z audytu — na przykład do celów wewnętrznych, ubezpieczeniowych albo jako podstawa do większych zmian w infrastrukturze — to już usługa płatna, wyceniana indywidualnie i wykonywana z większą szczegółowością niż przegląd wstępny. Podobnie, jeśli celem jest wyłącznie diagnoza pojedynczego, uszkodzonego urządzenia, a nie ocena całego środowiska, właściwym rozwiązaniem jest zwykłe zgłoszenie naprawy, nie zamawianie audytu firmowego. Wstępny przegląd sprawdza się najlepiej wtedy, gdy firma dopiero rozważa, czy w ogóle potrzebuje stałej obsługi informatycznej, i chce to ustalić bez ponoszenia kosztów na starcie.

Jak wygląda sama wizyta

Wizyta zaczyna się od krótkiej rozmowy o tym, jak firma faktycznie korzysta ze sprzętu i systemów na co dzień — nie tylko o tym, co jest formalnie skonfigurowane, ale o realnych nawykach osób pracujących na poszczególnych stanowiskach. Dopiero na tej podstawie ustalany jest zakres samego przeglądu, bo ten sam zestaw pytań źle pasuje zarówno do biura z pięcioma stanowiskami, jak i do firmy z kilkoma działami i własnym serwerem. Następnie sprawdzany jest sprzęt — jego wiek, stan techniczny, obciążenie — oraz podstawowe elementy bezpieczeństwa, czyli sposób logowania, aktualność systemów operacyjnych i to, czy kopie zapasowe w ogóle istnieją i czy są testowane, a nie tylko uruchamiane bez sprawdzania, czy działają. Na koniec wizyty firma otrzymuje ustne podsumowanie najważniejszych obserwacji — bez czekania na oddzielny raport, jeśli akurat chodzi o przegląd wstępny, a nie o płatny audyt z dokumentacją.

Dokumentacja i sprzęt poleasingowy

Jeśli podczas przeglądu okaże się, że część stanowisk pracuje na sprzęcie w złym stanie technicznym, a firma rozważa jego wymianę, warto wiedzieć, że wymiana na nowy sprzęt to niekoniecznie jedyna droga — laptopy i komputery poleasingowe, po odpowiednim przygotowaniu, bywają rozsądną alternatywą kosztową dla części stanowisk biurowych. Taka oferta prowadzona jest jednak pod osobną marką, niezależną od tej usługi, i nie jest elementem samego przeglądu — co najwyżej padnie o niej wzmianka, jeśli temat wypłynie naturalnie podczas rozmowy o kondycji floty sprzętowej.

Co dalej po przeglądzie

Po zakończeniu wstępnego przeglądu firma dostaje jasny obraz sytuacji: co działa poprawnie, co wymaga uwagi w najbliższym czasie, a co można odłożyć. Na tej podstawie można zdecydować się na stałą obsługę informatyczną, zamówić pojedynczą, płatną usługę — na przykład pełny audyt bezpieczeństwa albo naprawę konkretnego sprzętu — albo nie podejmować żadnych dalszych kroków. Każda z tych opcji jest równie akceptowalna; przegląd wstępny nie jest elementem sprzedażowym, tylko realną oceną stanu środowiska IT, z którą firma może zrobić to, co uzna za najbardziej sensowne.

22 378 48 09

Audyt IT przed rozpoczęciem współpracy — co sprawdzamy bezpłatnie